Mail z CV – jak go napisać?

Właśnie dlatego stworzyliśmy ten przewodnik, z którego dowiesz się dokładnie, co należy umieścić w mailu z dokumentami aplikacyjnymi, a czego zdecydowanie lepiej unikać. Podaliśmy też kilka przykładów treści maila, które pomogą ci w napisaniu idealnego podania w szybki, ale skuteczny sposób.

Przykład treści maila z CV

Zanim przejdziemy do omówienia tego, na co musisz zwrócić uwagę, kiedy wysyłasz CV do pracodawcy, spójrzmy na poniższy szablon, który pozwoli ci zrozumieć, co powinno znaleźć się w mailu.

Powyższy szablon jest prosty, ale spełnia wszystkie wymagania. Jeżeli wysyłasz maila do pracodawcy, skorzystaj z niego, a będziesz miał pewność, że zainteresujesz swojego potencjalnego szefa i zachęcisz go do przeczytania twoich dokumentów aplikacyjnych.

Dlaczego warto napisać maila z CV?

Wiesz już, że napisanie maila z CV jest istotne. Jeżeli zastanawiasz się dlaczego, odpowiedź jest prosta: wpisując treść wiadomości w maila z CV zwiększasz skuteczność swojej aplikacji.

Pamiętaj, że niezależnie od tego, czy wysyłasz maila bezpośrednio do pracodawcy, czy też przez portal rekrutacyjny, twoje CV musi być odpowiednio “opakowane”. Podczas rekrutacji firmy otrzymują dziesiątki, a nawet setki podań. Właśnie dlatego twój e-mail musi się wyróżnić.

Jeżeli nie przyciągniesz od razu uwagi rekruterów, raczej nie będą oni zainteresowani tym, co zawarłeś w załączonych dokumentach aplikacyjnych. Widząc e-mail z CV bez treści, pracodawca może także pomyśleć, że nie jesteś sumienny i nie przykładasz się do obowiązków. Pusty lub niepełny e-mail może być odczytany jako znak, że nie zależy ci na danym stanowisku aż tak bardzo.

Co powinno znaleźć się w treści maila z CV?

To, co zawrzesz w swoim mailu ma duże znaczenie. Pamiętaj, że pisanie krótkiej, typowej treści “Dzień dobry, w załączniku przesyłam moje dokumenty aplikacyjne” nie wystarczy.

Potraktuj pisanie maila nie jako przykry obowiązek, ale jako dodatkową szansę na wykazanie się. Pamiętaj, że treść powinna być w miarę oryginalna, ale też zawierać wszystkie oczekiwane informacje.

Oto lista elementów, które muszą znaleźć się w mailu:

• powitanie/pozdrowienie
• Informacja o ogłoszeniu
• Opis motywacji/celów zawodowych
• Informacja o załącznikach
• Pożegnanie

👇Przyjrzyjmy się dokładniej każdej z nich.

Powitanie/pozdrowienie

Powitanie to podstawa każdego maila, w szczególności takiego, którego wysyłasz do pracodawcy. Jeżeli zapomnisz o tej podstawowej zasadzie zachowania, możesz być postrzegany jako niepoważny kandydat.

Zwroty, których możesz użyć to:

• Dzień dobry,
• Szanowni Państwo,
• Szanowna Pani/ Szanowny Panie (jeżeli wiesz, kto będzie przetwarzał twoją aplikację)

Jeżeli znasz dokładne nazwisko rekrutera lub rekruterki, możesz go użyć, aby podkreślić swoją wiedzę. Przykładowo: Szanowna Pani Kowalska.

Informacja o ogłoszeniu

Pamiętaj, że firmy, w szczególności te większe, bardzo często prowadzą kilka rekrutacji w tym samym czasie. Aby twoja aplikacja nie zaginęła, koniecznie wspomnij o stanowisku, o które się ubiegasz. W przypadku korporacji, podaj także nazwę działu, a jeżeli jest to spółka, która ma wiele oddziałów, podaj też dokładne miejsce/oddział, w którym ubiegasz się o pracę.

Opis motywacji/celów zawodowych

W CV możesz bardzo krótko wspomnieć o celach w podsumowaniu zawodowym, jednak nie możesz się zbytnio rozpisywać. Możesz to jednak zrobić w mailu. Opisz, co motywuje cię do podjęcia właśnie tej pracy, o którą się ubiegasz.

Aby ułatwić sobie zadanie, zapoznaj się z wartościami firmy. Jeżeli pokrywają się one z twoimi, koniecznie o tym wspomnij! To coś, co z pewnością zostanie docenione przez pracodawcę.

Jeżeli szukasz wskazówek na temat opisywania celów zawodowych, koniecznie zajrzyj do tego artykułu.

Informacja o załącznikach

Pod koniec swojej aplikacji opisz, jakie dokumenty załączyłeś do maila. Zazwyczaj będą to CV i list motywacyjny, ale jeśli dołączyłeś również portfolio lub referencje, wymień je w treści maila.

Pożegnanie

Na sam koniec koniecznie podziękuj pracodawcy za czas, który poświęcił na przeczytanie twoich dokumentów. Dobrze jest też wyrazić nadzieję na zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Pamiętaj też o zawarciu zwrotu grzecznościowego na koniec. Może to być na przykład:

• Z wyrazami szacunku
• Z poważaniem
• Pozdrawiam

Zakończ tekst swoim imieniem i nazwiskiem.

Napisz coś wyjątkowego

Aby wyróżnić się na tle kandydatów, warto dodać do maila jakąś unikatową informację, która zainteresuje rekrutera. Umieść w mailu treść, która będzie przemawiała za tym, że to właśnie ty jesteś idealnym kandydatem, zasługującym na zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Przeanalizuj dokładnie ofertę pracy i znajdź cechę, oczekiwania, czy kwalifikacje, które cię wyróżniają, a które są szczególnie pożądane przez pracodawcę.

Jaki tytuł powinien mieć e-mail z CV?

Tytuł maila jest równie ważny jak jego treść. Jest to pierwsza informacja, którą zauważy potencjalny pracodawca. Jeżeli nie będzie poprawny, możesz zrobić złe pierwsze wrażenie i stracić szansę na zdobycie stanowiska.

Co więc należy wpisać w tytuł maila? To zależy od sytuacji.

Koniecznie przeczytaj treść ogłoszenia o pracę. Być może pracodawca zawarł tam informacje na temat tego, co powinno być zawarte w tytule wiadomości. Dość często kandydaci są proszeni, aby tytuł wiadomości zawierał numer referencyjny ogłoszenia albo/i nazwę stanowiska.

W przypadku, gdy w ogłoszeniu o pracę nie ma żadnych informacji na temat tego, co wpisać w temacie wiadomości, wówczas możesz być nieco bardziej kreatywny. Możesz stworzyć klasyczny temat maila składający się z numeru referencyjnego i nazwy stanowiska oraz dodać swoje imię i nazwisko.

👇Spójrz na przykład:

Aby wyróżnić swoją aplikację, możesz zatytułować maila, dodając krótką, ale chwytliwą informację, na przykład:

Jeżeli wysyłasz wiadomość nie nawiązując do konkretnego ogłoszenia o pracę, postaraj się zatytułować maila tak, aby momentalnie przyciągnął uwagę potencjalnych pracodawców.

Co oznacza brak tytułu w mailu z CV?

Dodanie tytułu w CV przekona potencjalnego pracodawcę, że powinien otworzyć twojego maila. Jeśli mail nie ma tytułu, pracodawca może go przeoczyć. Nawet jeżeli zostanie on zauważony, pracodawca może go postrzegać jako niedbałość kandydata.

Rekruter wywnioskuje, że skoro nie poświęciłeś czasu na uzupełnienie tytułu lub po prostu to przeoczyłeś, nie ma sensu nawet otwierać takiej wiadomości, ponieważ niedokładny kandydat nie sprawdzi się w pracy.

Pamiętaj o poprawnych informacjach w załączonych dokumentach

Tytuł i treść wiadomości, jakie wysyłasz do przyszłego pracodawcy są bardzo ważne. Pamiętaj też, aby odpowiednio zapisać załączniki, które dodajesz do maila.

Tytuł dokumentu powinien odpowiadać temu, co faktycznie jest w nim zawarte. Profesjonalne CV powinno być podpisane imieniem i nazwiskiem kandydata, aby rekruter mógł łatwo zidentyfikować wysłane podanie.

Mail z CV powinien zawierać dokumenty aplikacyjne zatytułowane według poniższego szablonu:

Jakich błędów nie popełniać?

Wiesz już, jak napisać maila z CV. Spójrzmy teraz na najczęściej popełniane błędy. Pamiętaj, aby za wszelką cenę ich unikać, ponieważ mogą mieć one zły wpływ na twoją kandydaturę.

Nieprofesjonalny adres e-mail

Wysyłając maila z CV, użyj adresu, który wygląda profesjonalnie. Pracodawca na pewno zwróci uwagę na nazwę użytkownika (przed @), jak i domenę (po @). Eksperci radzą, by na nazwę użytkownika składało się twoje imię i nazwisko. Jeśli taki adres jest już zajęty, możesz użyć podkreślników lub liczb. Pamiętaj jednak, by cały adres wyglądał schludnie.

Wybierz też profesjonalną domenę. Jeżeli pracodawca zobaczy maila z CV wysłanego z domeny buziaczek.pl, na pewno nie potraktuje cię poważnie. Eksperci ds. rekrutacji radzą, by wybierać neutralne domeny i polecają w szczególności gmail.com i outlook.com.

Błędy w mailu z CV

W treści wiadomości, którą wysyłasz do pracodawcy nie może być żadnego błędu. Zwróć uwagę na literówki, błędy ortograficzne, interpunkcję oraz na to, czy zdania są zrozumiałe i brzmią poprawnie. Jeżeli nie jesteś ekspertem w sprawach pisowni, poproś o pomoc znajomego albo skorzystaj ze słownika języka polskiego lub platformy sprawdzającej pisownię ortograf.pl.

Niewłaściwy format plików w mailu z CV

Wysyłając dokumenty aplikacyjne do potencjalnego pracodawcy upewnij się, że są zapisane w formacie, który pracodawca będzie mógł otworzyć. Wszystkie dokumenty powinny być zapisane w taki sposób, aby zawsze wyświetlały się tak, jak zostały zapisane. Pobierz swój list motywacyjny i CV prosto z naszego kreatora do pliku PDF!

Niepoprawna nazwa plików z dokumentami aplikacyjnymi

Powyżej napisaliśmy, jak podpisać dokumenty aplikacyjne. Pamiętaj, że niektóre firmy podają w ofercie pracy, jak dokładnie powinna wyglądać nazwa dokumentów – wówczas potraktuj to jako obowiązkowy wzór.

Najważniejsze, abyś pamiętał, że twój plik nie powinien zawierać niepoprawnej nazwy, zapisanej z błędami, czy takiej, która generuje się automatycznie podczas zapisywania dokumentów. Pamiętaj też, że w mailu z CV dokumenty nie mogą mieć nazw wskazujących na to, że zostały już gdzieś użyte, albo że są wersją innego dokumentu np. Kopia.pdf, CVwersja1.pdf.

Przykłady treści maila z CV

Wiesz już, co powinno się znaleźć w mailu z CV, a czego należy unikać. Poniżej przedstawiliśmy trzy przykłady (wersja poprawna i niepoprawna) wraz z omówieniem.

Mail z CV – przykład dla kandydatów z doświadczeniem

Osoby, które pracują w branży minimum pięć lat uznawane są za kandydatów z dużym doświadczeniem. Ze względu na to, że taki kandydat ma dużo do zaprezentowania, łatwiej będzie mu stworzyć atrakcyjną aplikację.

Dobry przykład 👍

CV dla menedżera mediów społecznościowych

Szanowni Państwo,

Nazywam się Jan Nowak i jestem specjalistą od marketingu cyfrowego z ponad dziesięcioletnim doświadczeniem w krajowych i międzynarodowych firmach. W załączonym CV mogą Państwo przeczytać więcej o mojej karierze. Piszę do Państwa w sprawie oferty pracy o numerze 123123123 na stanowisku menedżera mediów społecznościowych w ABC.

Jestem zainteresowany tym stanowiskiem, ponieważ mam duże doświadczenie i umiejętności, które pozwolą na wzbogacenie profilu zawodowego firmy. Jestem specjalistą w zarządzaniu sieciami społecznościowymi oraz posiadam ogromne kwalifikacje w zakresie używania portali cyfrowych do usprawnienia sprzedaży i obsługi klienta.

Jestem gotowy na nowe wyzwania z zakresu prowadzenia kanałów e-commerce w Państwa firmie. Mam nadzieję, że moje kwalifikacje, umiejętności i doświadczenie zawodowe przydadzą się w Państwa firmie. Jestem dostępny do spotkania na rozmowie kwalifikacyjnej.

Dziękuję za czas poświęcony na zapoznanie się z moim podaniem i życzę dobrego dnia.

Z poważaniem,
Jan Nowak

111 111 111
JanNowak@gmail.com
linkedin/janno

Ta wiadomość e-mail zawiera wszystkie informacje, które powinny znaleźć się w profesjonalnym mailu wysłanym do pracodawcy. Kandydat użył profesjonalnego, formalnego języka, dzięki czemu zyska przychylność rekruterów. Co więcej, zawarł informacje na temat tego, dlaczego chce pracować na danym stanowisku oraz co go motywuje do pracy.

Tak napisane wiadomości e-mail na pewno przekonają pracodawcę do przeczytania twojego CV.

Błędny przykład

Witam,

Nazywam się Jan Nowak. Jestem specjalistą ds. marketingu cyfrowego z dziesięcioletnim doświadczeniem we współpracy z różnymi firmami. Kontaktuje się z Wami, ponieważ jestem najlepszym kandydatem na stanowisko menedżera mediów społecznościowych. Jestem pewien, że nie znajdziecie lepszego niż ja kandydata – moje doświadczenie mówi samo za siebie.

Mogę zoptymalizować Wasze social media i stale zwiększać parametry sprzedaży. Nie pożałujecie, że mnie zatrudniliście.

Posiadam umiejętności, doświadczenie oraz kwalifikacje, które dają wszystko czego potrzebuje Wasza firma. Jeśli przeczytacie moje załączone CV, od razu się przekonacie.

Arogancka postawa nigdy nie buduje dobrego pierwszego wrażenia. Tak napisany e-mail może być gorszy niż wysłanie pustej wiadomości. Kandydat wręcz sugeruje, że firma ma braki, które tylko on może naprawić. Aplikujący nie napisał także, czego oczekuje od firmy ani w jaki sposób zarówno on, jak i pracodawca mogliby się rozwijać.

Mówienie, że nikt nie jest od ciebie lepszy to strzał w kolano. Nawet jeśli jesteś idealnym kandydatem, który nie ma sobie równych, nie zachowuj się arogancko – pamiętaj, że umiejętności miękkie są w pracy bardzo ważne.

Unikaj zwrotu witam, zamiast tego użyj zwrotu grzecznościowego, na przykład Szanowni Państwo.

Wzór maila dla kandydatów z małym doświadczeniem

To prawda, że kandydaci z większym doświadczeniem zazwyczaj mają lepsze szanse na zdobycie pracy. Mimo to, nadal masz dość spore szanse na pracę na dobrym stanowisku. Pamiętaj jednak, że musisz stworzyć dobre CV i atrakcyjny list motywacyjny, a także przyłożyć się do napisania ciekawego maila.

Dobry przykład 👍

Tytuł maila: Menedżer ds. mediów społecznościowych, #123123123

Szanowna Pani Nowak,

Nazywam się Karol Kowalski i jestem absolwentem studiów licencjackich na kierunku marketing i zarządzanie. Obecnie realizuję podyplomowe studia z zakresu wykorzystania mediów społecznościowych w e-commerce. Widziałem, że szukają Państwo menedżera ds. mediów społecznościowej w Państwa firmie i jestem zainteresowany tą posadą.

Posiadam umiejętności i wiedzę, które są potrzebne do promowania marki poprzez blogi internetowe, sklepy internetowe i sieci społecznościowe. W załączniku znajdzie Pani moje CV wraz z listem motywacyjnym oraz portfolio z najważniejszymi projektami. Jestem osobą asertywną, odpowiedzialną i skuteczną.

Pracując w Państwa firmie mam nadzieję poszerzyć swoją wiedzę, jednocześnie generując korzyści w e-commerce, przy użyciu moich umiejętności. W dowolnym momencie możemy umówić się na rozmowę kwalifikacyjną.

Bardzo dziękuję za poświęcony czas.

Z poważaniem,

Karol Kowalski

Z pewnością zauważyłeś, że ten mail jest dość podobny do poprzedniego. Główną różnicą jest to, że kandydat skupia się przede wszystkim na swoich umiejętnościach i wykształceniu, a nie doświadczeniu zawodowym. Ta osoba nie ma pokaźnego doświadczenia, ale może pochwalić się portfolio z wykonanymi projektami.

Kandydat w jasny sposób opisał, co może zaoferować firmie, a także czego oczekuje od pracy na tym stanowisku.

Błędny przykład

Temat: Menedżer ds. mediów społecznościowych, #123123123

Szanowna Pani Nowak,

Nazywam się Karol Kowalski i jestem absolwentem studiów licencjackich na kierunku marketing i zarządzanie. Kiedy zobaczy Pani moje CV, z pewnością zauważy, że mam małe doświadczenie i może chcieć odrzucić moje podanie. Mimo to proszę o danie mi szansy, ponieważ posiadam dobre umiejętności.

Znam się na mediach społecznościowych, umiem zarządzać sklepami internetowymi i potrafię tworzyć oryginalne treści na blogi internetowe. Jestem sprawną, odpowiedzialną osobą z doskonałymi umiejętnościami komunikacyjnymi.

Chcę poszerzyć swoje doświadczenie zawodowe w Państwa firmie i tym samym móc dalej rozwijać się jako profesjonalista. Mam nadzieję, że nie odrzucicie mojego podania i że skontaktujecie się ze mną, aby umówić spotkanie w sprawie rozmowy o pracę.

Dziękuję za uwagę.

Z poważaniem,

Karol Kowalski

Choć ten kandydat spełnił wszystkie ogólne wytyczne odnośnie pisania maila (podał temat, użył formalnych zwrotów, przedstawił się i omówił swoje umiejętności), raczej nie dostanie zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną. Jego mail jest zbyt negatywny i kandydat za bardzo podkreśla w nim brak doświadczenia.

Mimo to, że jego umiejętności i znajomość branży prawdopodobnie zainteresowałyby rekrutera, zostały one przyćmione przez skupianie się na brakach.

Mail z CV dla osób, które wysyłają podanie bez ogłoszenia o pracę

Napisanie maila z CV bez ogłoszenia o pracę jest nieco trudniejsze. Firma nie spodziewa się bowiem żadnych kandydatów na dane stanowisko. W takiej sytuacji zadaniem kandydata jest przekonanie pracodawców, że chociaż nie mają wolnych wakatów, powinni cię zatrudnić.

Staraj się od samego początku być obiektywny oraz przekazywać informacje w jasny i zwięzły sposób, aby przyciągnąć uwagę i zrobić dobre pierwsze wrażenie.

Prawidłowy przykład 👇

Tytuł wiadomości: Pomysły na rozwój firmy ABC

Szanowni Państwo,

Nazywam się Adam Kot i posiadam tytuł magistra informatyki. Obserwowałem ogromny postęp, jaki Państwa firma osiągnęła przez lata w sektorze biznesowym dzięki wdrożeniu nowych technologii.

W ciągu ostatnich sześciu lat pracowałem w różnych firmach, koncentrując się na tworzeniu stron internetowych i programowaniu aplikacji mobilnych. Zwiększyłem wydajność 34 stron internetowych średnio o 54%. Uczestniczyłem również w programowaniu oprogramowania zarządzającego dla firm.

Głęboko wierzę, że mogę wnieść swoją wiedzę do Państwa firmy i jednocześnie rozwijać się jako profesjonalista. Mam kilka pomysłów, które mogą Państwa zainteresować. Obecnie realizuję doktorat ze sztucznej inteligencji i robotyki. Mam nadzieję, że praca w ABC może przynieść obopólne korzyści.

W załączeniu przesyłam moje CV, list motywacyjny oraz portfolio zawodowe. Z chęcią spotkam się na rozmowie kwalifikacyjnej, aby porozmawiać z Państwem i podzielić się moimi pomysłami na rozwój ABC.

Z wyrazami szacunku,

Adam Kot

Możesz być pewien, że osoby w dziale HR z pewnością nie spodziewają się takiego maila. Mimo to, od samego początku kandydat przyciąga uwagę odbiorcy. Pokazuje on, że dobrze zna firmę, opisuje swoje doświadczenia i osiągnięcia, a także sygnalizuje, że ma pomysł na rozwój firmy.

Błędny przykład

Temat: Szukają Państwo dobrego programisty?

Szanowni Państwo,

Nazywam się Marcin Lis, mam dyplom z informatyki i jestem zainteresowany pracą w Państwa firmie. Nawet jeśli nie macie Państwo żadnych wolnych stanowisk, jestem pewien, że moja wiedza Wam zaimponuje. Posiadam duże doświadczenie w zakresie tworzenia stron internetowych oraz aplikacji mobilnych.

Zajmuję się tworzeniem oprogramowania, zarządzaniem biznesem oraz zasobami. Mam nadzieję, że wykorzystam swoją wiedzę w firmie i przyniosę jej korzyści, jednocześnie doskonaląc się jako profesjonalista. Moje pomysły są ciekawe, zwłaszcza teraz, kiedy robię doktorat z robotyki i sztucznej inteligencji.

W załączonym CV znajdą Państwo więcej informacji o mojej karierze i uzyskają dostęp do mojego cyfrowego portfolio.

Choć intencja tego kandydata jest bardzo dobra, jej przekazanie nie jest poprawne. Przede wszystkim, wprowadzenie nie zwraca szczególnej uwagi. Kandydat od razu mówi o pracy w firmie, co może zrazić rekrutera.

Choć wspomina, że ​​ma duże doświadczenie, nie opisuje osiągnięć ani nawet tego, jak długo pracuje. Nie podaje on żadnych konkretnych informacji, które zachęciłyby pracodawcę do zajrzenia do CV.

Podsumowanie artykułu

Oto kilka informacji, które podsumowują nasz artykuł:

• Sprawdzenie ofert pracy to doskonały sposób na zdobycie interesujących informacji, które mogą ci się przydać podczas pisania wiadomości e-mail do pracodawcy.
• Użyj adresu mailowego, który wygląda profesjonalnie.
• Wysłanie CV w mailu bez tematu wiadomości sprawi, że możesz stracić okazję na zatrudnienie.
• Tytuł twojego maila powinien być chwytliwy, a także spełniać wymogi z ogłoszenia, jeżeli takie się pojawiają.
• Zwróć uwagę na nazwę, format i kompletność załączników.
• Nie zapomnij napisać, dlaczego chcesz pracować w danej firmie.

Ubieganie się o pracę to nie lada wyzwanie. Spraw, by cały proces stał się łatwiejszy! Zajrzyj na naszą stronę, gdzie znajdziesz podobne artykuły z poradami na temat tworzenia dokumentów aplikacyjnych.

Skorzystaj z naszych wzorów oraz szablonów CV i listów motywacyjnych, aby stworzyć profesjonalne podanie już dziś!

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę umieścić list motywacyjny w treści maila do pracodawcy?

Treść maila i list motywacyjny to dwie różne sprawy, choć można powiedzieć, że mail w pewnym sensie jest mini listem motywacyjnym. Jednak twój główny list motywacyjny powinien znaleźć się w osobnym, odpowiednio zatytułowanym pliku. Wyjątek stanowi sytuacja, w której w ofercie pracy twój potencjalny szef prosi o umieszczenie listu motywacyjnego. Wówczas wpisz go w treść maila, dodając informację o załączonym CV.

Wysłałem już maila z CV, ale nie wpisałem żadnej treści i/lub tytułu. Co zrobić?

Jeżeli wysłałeś swojego maila z CV przed przeczytaniem naszego artykułu, być może warto wysłać go jeszcze raz. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że pracodawca nawet nie otworzy maila bez tytułu, a nawet jeżeli to zrobi, widząc pustą treść wiadomości, z pewnością nie spojrzy na twoje dokumenty aplikacyjne.

Zajrzyj na naszą stronę, gdzie znajdziesz przykłady CV i profesjonalne szablony, które pozwolą ci na stworzenie aplikacji w prosty i szybki sposób!