Zaktualizuj swoje CV i dowiedz się wszystkiego na temat przechowywania danych

Wiele osób zastanawia się, kiedy powinni aktualizować swoje CV. Czy robić to tylko w momencie szukania nowego stanowiska? Zdecydowanie nie. Twoje CV jest najważniejszym dokumentem dla twojej kariery, a więc powinieneś je aktualizować za każdym razem, gdy w twoim życiu zawodowym nastąpiła zmiana.

Dobre CV to takie, które jest cały czas aktualne i gotowe do użycia w procesie rekrutacyjnym w każdym momencie.

W tym artykule opisaliśmy, kiedy oraz jak zaktualizować CV. Znajdziesz tu także ważne informacje na temat przechowywania danych osobowych, które powinieneś znać zarówno jako pracownik, jak i pracodawca.

Kiedy zaktualizować swoje CV

Pamiętaj, że okazja do zmiany pracy może nadejść w najmniej spodziewanym momencie. Co więcej, aktualne CV pozwala ci mieć pewność, że nie zapomnisz ważnych informacji na temat swojej kariery. Oto kilka wydarzeń w twoim życiu zawodowym, po których powinieneś poświęcić kilka chwil na aktualizację CV.

Awans

Awans to zmiana w karierze, na którą czekają niemal wszyscy pracownicy. Twój potencjalny pracodawca z pewnością doceni informację o tym, że pracowałeś w poprzedniej firmie w taki sposób, iż zasłużyłeś na awans. Nie zapomnij więc dodać wzmianki o tym fakcie do swojego życiorysu zawodowego. Może ona mieć ogromny wpływ na wynik twojej kolejnej rekrutacji!

Dodatkowa praca, staż lub wolontariat

Pracodawcy uwielbiają ambitnych kandydatów, którzy potrafią się wykazać. Informacja o dodatkowym stażu czy wolontariacie z pewnością przyciągnie uwagę rekrutera. Nawet jeżeli wolontariat był krótki, od razu zapisz informację o nim w CV, aby potem nie zapomnieć, kiedy go zrealizowałeś.

Aby wyróżnić te dane w swoim CV, możesz stworzyć osobną sekcję, w której zaprezentujesz staże i wolontariaty.

Zmiana zakresu obowiązków – przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Niezależnie od tego, czy pracujesz w dynamicznym środowisku pracy, czy też twoje stanowisko jest dość monotonne, zmiany technologiczne dotykają niemal każdy sektor gospodarki. Zmienia się także wiedza na temat wielu procesów. W związku z tym, zakres twoich obowiązków może się poszerzyć lub zmienić.

Być może musiałeś nauczyć się obsługiwać nowe programy, albo sięgać po innowacyjne metody? Koniecznie wspomnij o tym w swoim CV. Możesz to zrobić w sekcji z doświadczeniem, podczas wypisywania swoich obowiązków.

Nigdy nie zwlekaj z zapisaniem informacji o zmianie obowiązków. Po jakimś czasie staną się one dla ciebie codziennością i nawet nie zauważysz, że pominąłeś je w CV, ponieważ uznałeś je jako coś mało istotnego.

Zdobycie dodatkowego wykształcenia – kursy i szkolenia

W niektórych sektorach konkurencja na rynku pracy jest naprawdę ogromna. Niezależnie od tego, czy pracujesz w przesyconej branży, czy też w dziedzinie, w której brakuje pracowników, powinieneś dbać o ciągły rozwój. Ukończenie dodatkowego kursu, szkolenia czy studiów podyplomowych to nie tylko strategia pokazania pracodawcy, że chcesz się rozwijać, ale także doskonały sposób na zdobycie lepszego stanowiska i rozwój kariery.

Znajomość języka – certyfikat językowy

Nauka języka to doskonały sposób na zwiększenie swoich szans na rynku pracy. Pracodawcy uwielbiają kandydatów, którzy znają co najmniej jeden język obcy. Jeżeli twoja znajomość języka się rozwinęła lub zdobyłeś dodatkowy certyfikat potwierdzający twoje zdolności, od razu zaktualizuj tę informację w swoim CV.

Sprawdź ten artykuł, aby dowiedzieć się, jak w atrakcyjny sposób przedstawić znajomość języków w CV.

Aktualizuj swoje CV za każdym razem, gdy wysyłasz je do nowego pracodawcy

Eksperci ds. rekrutacji radzą, by kandydaci personalizowali podanie za każdym razem przed wysłaniem go do pracodawcy. Nawet jeżeli ubiegasz się o to samo stanowisko w dwóch różnych firmach, warto poświęcić nieco uwagi na personalizację CV. W ten sposób nie tylko pokażesz, że zależy ci na stanowisku, ale także zwiększysz swoje szanse na przejście przez wstępną selekcję systemów śledzenia kandydatów, czyli specjalnych programów, które odrzucają podania bez ważnych słów kluczowych.

Najlepiej, jeżeli umiejętności, które podajesz w CV brzmiały tak samo, jak te zawarte w ofercie pracy. W ten sposób będziesz mieć pewność, że systemy śledzenia kandydatów odczytają prawidłowo twoje kompetencje i nie odrzucą cię w początkowej fazie rekrutacji.

Sprawdź swoje CV przed wysłaniem

Po zaktualizowaniu CV, zanim wyślesz je do pracodawcy, koniecznie jeszcze raz je przeczytaj. Podczas pisania, mogłeś nie zauważyć literówki czy błędu. Pracodawcy często oczekują od pracowników dobrej organizacji i chcą, aby ci dokładnie wykonywali swoją pracę. Jeżeli zauważą, że twoje CV zawiera błędy, mogą uznać, że jesteś osobą niechlujną, a nawet, że nie zależy ci na pracy.

Nie ryzykuj, że pracodawca odrzuci twoje podanie za taką rzecz! Poproś o pomoc znajomego, który świeżym okiem spojrzy na twoje podanie o pracę oraz skup się podczas końcowego pisania, aby mieć pewność, że prezentujesz siebie w jak najlepszy sposób.

Pamiętaj o ciekawej formie graficznej

To, jak wygląda twoje CV jest niemal tak samo ważne, jak to, co się w nim znajduje.

Właśnie z tego powodu musisz się postarać, aby twoje podanie przyciągało wzrok. Dokument powinien być przejrzysty i mieć wyraźny podział na sekcje, które zawierają tylko najważniejsze i adekwatne informacje.

Kolory i obramowania to nie tylko doskonały sposób na przyciągnięcie uwagi, ale także metoda, dzięki której twoje CV będzie bardzo czytelne. Pamiętaj, aby zaktualizować wygląd swojego CV w zależności od tego, o pracę w jakiej branży się ubiegasz.

Eksperci radzą, by użyć takiej samej szaty graficznej dla wszystkich dokumentów aplikacyjnych, np. zarówno dla CV, jak i listu motywacyjnego. Dzięki temu twoje podanie będzie wyglądać spójnie i estetycznie.

Doskonałe CV – na co jeszcze zwrócić uwagę?

Oczywiście aktualizując swoje CV, nie możesz pominąć sekcji nagłówka, w której zawrzesz swoje dane kontaktowe. Pamiętaj, aby sprawdzić, czy twój numer telefonu jest nadal aktualny. Zweryfikuj też, czy adres e-mail nie ma literówek. Najmniejszy błąd w danych kontaktowych może sprawić, że bezpowrotnie stracisz szansę na posadę, ponieważ pracodawca nie będzie mógł się z tobą skontaktować.

Istotne jest także zaktualizowanie nazwiska, jeżeli się zmieniło, na przykład po ślubie.

Jako nowoczesny kandydat z pewnością masz w swoim CV podsumowanie życiorysu. Przed wysłaniem podania zaktualizuj je w taki sposób, aby odnosiło się do posady i firmy, w której starasz się o pracę.

Dlaczego regularne aktualizowanie CV jest tak ważne?

Posiadanie aktualnego CV jest kluczowe, kiedy starasz się o pracę. Oszczędź sobie nerwów oraz czasu i aktualizuj je regularnie, zaraz po tym, kiedy nastąpi jakaś zmiana w twoje karierze. Oto dlaczego aktualizowanie CV powinno być robione regularnie:

• Unikasz pośpiechu – jeżeli oferta wymarzonej pracy pojawi się nagle, nie musisz spieszyć się i szybko przygotowywać CV, ponieważ jest już ono gotowe.
• Istnieje mniejsze ryzyko błędu – CV pisane na szybko to przepis na katastrofę. Jeżeli nie poświęcisz temu procesowi odpowiedniej uwagi, możesz popełnić błędy, które sprawią, że stracisz swoją szansę na zatrudnienie.
• Nie zapomnisz o niczym ważnym – choć w danym momencie jakieś wydarzenie wydaje się bardzo ważne, istnieje prawdopodobieństwo, że za rok nie będziesz pamiętał o weekendowym wolontariacie czy kursie. Aby uniknąć takiej sytuacji, zaktualizuj swoje CV tak szybko, jak to tylko możliwe.

Przechowywanie danych osobowych w procesie rekrutacji

Niezależnie od tego, czy jesteś pracodawcą czy pracownikiem, z pewnością chcesz wiedzieć, co dzieje się z twoimi danymi osobowymi. Oto najważniejsze informacje na temat przechowywania danych.

Co dzieje się z dokumentami rekrutacyjnymi niezatrudnionych osób?

W przypadku, gdy osoba aplikowała, by wziąć udział tylko w jednej rekrutacji:

Jeżeli osoba napisała, że chce wziąć udział tylko w jednej konkretnej rekrutacji i nie wyraziła zgody na wykorzystanie danych w kolejnych rekrutacjach, pracodawca może wykorzystać dane pracownika tylko w tej jednej rekrutacji. Oznacza to, że dane pracownika nie mogą być wykorzystane w przyszłości, ponieważ nie ma odpowiedniej klauzuli, która by to zezwalała. Pracodawca może jednak przechowywać dane takiego pracownika, na wypadek, gdyby pojawiły się roszczenia, np. w przypadku wątpliwości na temat dyskryminacji w procesie rekrutacji.

Na wypadek ewentualnych roszczeń, dane mogą być przechowywane tak długo, jak pracodawca uważa to za koniecznie. Jednak jego ocena musi bazować na ocenie ryzyka pojawienia się roszczeń, a okres przechowywania dokumentów pracownika powinien być jak najkrótszy, a także określony w wewnętrznych procedurach.

Zazwyczaj czas przechowywania danych pracownika po zakończeniu rekrutacji trwa kilka miesięcy. Jeżeli jednak pracodawca uważa, że ryzyko roszczeń, jakie może mieć potencjalny pracownik jest wysokie, zgodnie z prawem może on przechowywać dane osoby przez trzyletni okres przedawnienia.

W przypadku, gdy kandydat wyraża zgodę na kolejne rekrutacje:

Kandydaci często przesyłają dokumenty aplikacyjne, nawet jeżeli firma nie rekrutuje nikogo w danym momencie. W takim przypadku, pracownik musi poinformować pracodawcę, że wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych, w przypadku, gdy firma będzie rekrutować. W takiej sytuacji pracodawca może przechowywać dane kandydatów.

Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych powinno być przedstawione na piśmie. W przypadku wyrażenia ustnej zgody, pracodawca może mieć problem dowodowy, jeśli pracownik wysunie roszczenia.

W sytuacji, gdy pracownik przekazał dokumenty do firmy i zawierają one pisemną zgodę na wykorzystanie ich w przyszłych naborach, pracodawca może je przechowywać tak długo, aż kandydat nie poinformuje, że odwołuje tę zgodę.

Przedsiębiorca ma obowiązek podjęcia decyzji dotyczącej tego, czy informacje w dokumentach nie wykraczają poza cele rekrutacji. Jeżeli wie, że jakieś dokumenty nigdy nie zostaną wykorzystane w procesie rekrutacji, musi je usunąć.

Przepisy w zakresie ochrony danych osobowych

Podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych są:

• Kodeks pracy (art. 221 § 1 K.p.)
• RODO (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

To one ustalają, w jaki sposób pracodawca może przetwarzać dane osobowe na potrzeby rekrutacji.

Według Kodeksu pracy, pracodawca może wymagać od potencjalnych pracowników następujących danych osobowych:

• Imię i nazwisko,
• Data urodzenia,
• Miejsce zamieszkania,
• Wykształcenie,
• Doświadczenie zawodowe,
• Imiona rodziców.

W przypadku podania innych danych, podstawą do ich przetwarzania jest wspomniany artykuł RODO. Warto pamiętać, że jeśli kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie danych tylko w konkretnej rekrutacji, pracodawca nie może ich wykorzystać w późniejszym terminie.

Pracodawca nie jest jednak zobowiązany zniszczyć lub zwracać dane.

Obowiązek informacyjny

Według art. 13 RODO, pracodawca ma obowiązek informacyjny. Oznacza to, że jeżeli po otrzymaniu dokumentów pracodawca wierzy, że w przyszłości dane mogą być użyte przy rekrutacji, musi on podać cel przetwarzania.

Jak brzmi aktualna klauzula na temat przetwarzania danych osobowych?

Klauzula zawarta w CV może być przedstawiona w skróconej wersji i brzmieć:

Możesz także użyć formułki zawierającej podstawę prawną do przetwarzania danych w celu rekrutacji. Wówczas klauzula CV brzmi:

Obie formy są poprawne i pozwolą pracodawcy na użycie twoich danych w celu przeprowadzenia rekrutacji.

Kreator CV – doskonały sposób na szybką aktualizację twojego podania

Idealnym sposobem na szybkie aktualizowanie twojego podania jest użycie kreatora CV. Nasze szablony są edytowalne, co oznacza, że w szybki i łatwy sposób możesz spersonalizować swoje dokumenty aplikacyjne. Nie musisz poświęcać długich godzin na edycję graficzną: kilka kliknięć wystarczy, aby twoje zaktualizowane CV wyglądało świeżo i profesjonalne.

Na naszej stronie, oprócz kreatora CV, znajdziesz także praktyczne porady na temat tworzenia podań oraz przykładowe szablony życiorysów zawodowych dla różnych branż. Dzięki naszym wskazówkom zachwycisz pracodawcę i zdobędziesz pracę marzeń!

FAQ

Czy mogę sam napisać klauzulę CV?

Tak. Istnieje taka możliwość. O ile wiesz, na co się zgadzać i jak to zapisać własnymi słowami, możesz użyć prostego sformułowania zamiast szablonu podanego powyżej. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracodawca podał wzór formuły w ogłoszeniu o pracę. Wówczas warto zapisać klauzulę w dokładnie taki sam sposób.

Gdzie dodać klauzulę do przetwarzania danych osobowych w CV?

Najlepiej jest dodać ją w stopce strony. Użyj mniejszej czcionki, aby zaoszczędzić miejsce i nie odciągać uwagi od treści twojego życiorysu. Pamiętaj też, że klauzula powinna znajdować się na każdej stronie prezentowanego dokumentu. Jeżeli więc CV ma dwie strony, formuła musi być wypisana na obu. Asekuracyjnie możesz dodać ją także do swojego listu motywacyjnego.

Jakich pytań pracodawca nie powinien zadawać i jakich informacji nie powinien wymagać w CV?

Za informacje, których pracodawca nie powinien żądać uznaje się wszystkie dane dotyczące twojego prywatnego życia. Z pewnością szef nie powinien pytać o planowaną ciążę, ani o to, czy ktoś jest już rodzicem. Pytanie o stan zdrowia, psychiczny i fizyczny, jest także uznawane za niewłaściwe.

Inne tematy, które nie powinny interesować pracodawcy to:

• Wyznanie,
• Orientacja seksualna,
• Przynależność do związków zawodowych,
• Poglądy polityczne.