Praca w firmach może być bardzo dynamiczna, dlatego coraz więcej pracodawców decyduje się na zatrudnienie asystentów wykonawczych. Są to osoby, które pomagają w zarządzaniu projektami i stanowią wsparcie administracyjne dla kadry kierowniczej.
Klaudiusz Potocki Asystent wykonawczy klaudiusz.potocki@gmail.com 111 222 111 Warszawa
Podsumowanie zawodowe
Od dwóch lat pracuję jako asystent wykonawczy w firmie XYZ w branży kosmetycznej. Moja wiedza na temat branży oraz umiejętności związane z zarządzaniem biura, projektami i wsparciem kadry kierowniczej, pozwoliły mi na skuteczne wykonywanie mojej pracy. Dowodem na to może być fakt, że otrzymałem nagrodę pracownika roku. Obecnie szukam nowych wyzwań zawodowych w międzynarodowej firmie.
Doświadczenie
Executive assistant Firma XYZ Warszawa 2021-obecnie
Odpowiadałem za planowanie spotkań przy uwzględnieniu grafiku kadry kierowniczej.
Byłem odpowiedzialny za dotrzymywanie terminów i odpowiadanie na zapytania i maile na czas.
Zarządzałem biurem i dbałem o sprawne działanie wszystkich sprzętów.
Nadzorowałem pracę trzech stażystów.
Wykształcenie
Marketing i zarządzanie – studia magisterskie Uniwersytet im. Adama Mickiewicza Warszawa 2019-2021
Jeżeli chcesz pracować jako asystentka zarządu czy asystent wykonawczy, musisz mieć zestaw umiejętności miękkich i twardych, a czasem także posiadać konkretne wykształcenie lub władać językiem obcym. Nawet jeśli jesteś idealnym kandydatem, możesz mieć problem z napisaniem CV asystenta wykonawczego, które zwróci uwagę pracodawcy.
Nie musisz się jednak martwić. Jesteśmy specjalistami w tej dziedzinie i poprowadzimy cię przez proces pisania CV, krok po kroku.
Ile zarabia asystent wykonawczy?
Z danych podanych na portalu wynagrodzenia.pl wynika, że asystent wykonawczy na poziomie specjalisty może liczyć na średnie wynagrodzenie w wysokości 5570 złotych brutto na miesiąc. 25% najlepiej zarabiających otrzymuje powyżej 6 800 złotych. Aż 92% osób zatrudnionych na tym stanowisku to kobiety.
Na wysokość pensji może wpływać wiele czynników, w tym miejsce zatrudnienia, wielkość firmy, wykształcenie oraz doświadczenie.
Asystent wykonawczy - CV i jego części
CV asystenta wykonawczego musi zawierać kilka obowiązkowych sekcji. Są to:
nagłówek,
doświadczenie,
wykształcenie,
umiejętności.
Niemal wszyscy asystenci wykonawczy, którzy aplikują na to samo stanowisko, będą mieli CV z tymi sekcjami. Jeżeli chcesz się wyróżnić, dodaj także podsumowanie zawodowe, czyli krótki opis swojej kariery lub celów zawodowych, a także dodatkowe sekcje, w których pokażesz wyjątkowe umiejętności, na przykład znajomość języków czy obsługę konkretnych programów komputerowych.
📌 Zajrzyj do opisu stanowiska, aby lepiej zrozumieć, jakie informacje w CV są wymagane przez pracodawcę. Pamiętaj, że im bardziej spersonalizowany i dokładny będzie twój dokument, tym większe będziesz mieć szanse na otrzymanie pracy.
Nagłówek w CV
Nagłówek to jedna z pierwszych sekcji, które zauważy w twoim CV pracodawca. Właśnie dlatego musisz zadbać o to, by wyglądała ona estetycznie i przedstawiała cię jako profesjonalistę. Pamiętaj, że nie musisz, a wręcz nie powinieneś podawać zbyt wielu danych osobowych. Wystarczą podstawy, czyli:
imię i nazwisko,
tytuł zawodowy,
numer telefonu,
e-mail,
miejscowość.
Nie trać miejsca na podawanie dokładnego adresu, czy też wspominanie o swoim stanie cywilnym. Takie informacje mogą być nawet uznane za wrażliwe i doprowadzić do dyskwalifikacji. Inne informacje możesz dodać jedynie wtedy, gdy pracodawca o nie prosi w ogłoszeniu o pracę.
⚠️ Jeżeli nie masz jeszcze na swoim koncie żadnych rozmów kwalifikacyjnych, ponieważ nie otrzymujesz na nie zaproszeń, być może popełniłeś błąd w swoich danych kontaktowych. Zweryfikuj koniecznie, czy twój numer telefonu i adres e-mail są zapisane bezbłędnie.
Doświadczenie zawodowe - jak je opisać
Aplikując na dane stanowisko, dobrze jest wiedzieć, na czym polegają obowiązki w praktyce. Wcześniejsze doświadczenie zawodowe w danej branży lub zawodzie pozwoli ci na szybsze znalezienie pracy. Może też sprawić, że pracodawca zaoferuje ci wyższą stawkę. Nie musisz się jednak martwić, ponieważ nawet osoby z małym doświadczeniem lub bez niego mogą zdobyć zatrudnienie. Początkujący kandydaci powinni skupić się na odbytych praktykach, stażach, a nawet wolontariatach i podkreślić umiejętności, które mogą przydać się na nowym stanowisku.
Niezależnie od tego, jak duże jest twoje doświadczenie, opisując poprzednie stanowiska, wspomnij o:
nazwie stanowiska,
firmie, która cię zatrudniała,
okresie trwania zatrudnienia.
Dodatkowo, aby się wyróżnić, możesz skupić się na opisie stanowiska, które pełniłeś. Wspomnij o swoich osiągnięciach i najważniejszych obowiązkach.
⚠️ Początkujący kandydaci, którzy nie mają absolutnie żadnego doświadczenia zawodowego i na przykład dopiero ubiegają się o staż, powinni pominąć tę sekcję. Nigdy nie wpisuj tu słowa "brak". CV ma podkreślać wyłącznie twoje zalety, a nie słabe strony. Wybierz funkcjonalny układ CV, w którym na pierwszy plan wysuwają się umiejętności, a doświadczenie odgrywa podrzędną rolę lub nie pojawia się wcale.
Przykładowa sekcja z doświadczeniem zawodowym
Asystent wykonawczy
Firma ABC
Białystok
2020-2023
Zarządzałem pracą biura, dbając o sprawny przepływ dokumentacji.
Odpowiadałem za odbieranie telefonów i udzielanie informacji pracownikom i kontrahentom.
Przy użyciu programu Canva, przygotowywałem czytelne i estetyczne prezentacje, które pozwalały na efektywną komunikację zarządu z klientami.
Wykorzystałem swoje doświadczenie w zarządzaniu biurem w celu usprawnienia procesów administracyjnych, zmniejszając roczne koszty utrzymania biura o 4%.
Wykształcenie w CV
Wykształcenie nie zawsze jest istotne, może się jednak przydać podczas poszukiwania pracy. Warto jest sprawdzić, jakie wymagania odnośnie do edukacji ma pracodawca, aby móc napisać skuteczne CV. W przypadku asystentów wykonawczych, umiejętności mogą być ważniejsze niż ukończone studia.
Niezależnie od tego, czy masz wykształcenie kierunkowe, czy też nie, stwórz sekcję z edukacją, aby twoje CV było pełne. W tej sekcji podaj:
swój tytuł zawodowy/naukowy (jeżeli dotyczy),
nazwę szkoły,
czas trwania nauki.
Spójrz na przykładową sekcję z edukacją w CV:
Wykształcenie
Wyższa szkoła zarządzania - studia podyplomowe
TEB Edukacja
Warszawa
2019-2021
Byłam przewodniczącą koła naukowego.
Otrzymałam stypendium rektora dla najlepszych studentów.
Pamiętaj, że jako osoba, która ma doświadczenie w branży, nie musisz tak dokładnie opisywać swojej edukacji, np. wspominać szkołę średnią. Podstawowe dane będą wystarczające. Jednak jeżeli nie masz dużego doświadczenia, możesz pochwalić się swoimi sukcesami szkolnymi. W ten sposób zademonstrujesz pracodawcy, że jesteś ambitną osobą, która lubi osiągać obrane cele.
📌 W tej części podaj tylko najwyższy stopień edukacji, chyba że niższe szczeble edukacji są istotne dla pracy, o którą się ubiegasz.
Umiejętności w CV executive assistant
W oczach rekrutera twoje umiejętności są bardzo ważne. Zadbaj o to, by ta sekcja CV była idealna. Powinna ona zrobić wrażenie na pracodawcy. Co ważne, może ona odegrać kluczową rolę w pierwszych fazach rekrutacji.
Systemy śledzenia kandydatów skanują podanie w poszukiwaniu słów kluczowych. Jeżeli list motywacyjny i CV ich nie zawierają, twoja aplikacja najpewniej nawet nie trafi na biurko potencjalnego pracodawcy. Nie musisz się jednak martwić, słowa kluczowe można łatwo znaleźć w ogłoszeniu o pracę.
Pisząc tę sekcję, pamiętaj o następujących radach:
w pierwszej kolejności wymień te swoje umiejętności, które pojawiły się w ogłoszeniu o pracę. Dzięki temu zwrócisz uwagę rekrutera.
postaraj się zapisać umiejętności w takim samym brzmieniu, jak w ogłoszeniu, aby mieć pewność, że programy odczytają je poprawnie.
nigdy nie kłam w CV. Prawda szybko wyjdzie na jaw, a ty najesz się wstydu.
Skorzystaj z naszego kreatora CV, aby szybko i efektywnie spersonalizować swoje CV, w tym sekcję z danymi osobowymi.
📌 Najważniejsze umiejętności to te, które pojawiły się w ogłoszeniu o pracę.
Umiejętności w zakresie zarządzania projektami - jakie jeszcze umiejętności twarde są potrzebne w tym zawodzie?
Aby dobrze wykonywać obowiązki w swojej pracy, musisz posiadać zestaw konkretnych umiejętności twardych czy też technicznych. Wymień wszelkie umiejętności, które mogą przydać się na stanowisku, o które się ubiegasz. Możesz też podkreślić kompetencje związane z daną branżą. Dodatkowa wiedza branżowa na pewno zaimponuje pracodawcy i pozwoli ci wyróżnić się na tle innych kandydatów.
Spójrz na przykładowe umiejętności twarde:
zarządzanie biurem
przygotowywanie sal konferencyjnych
tworzenie prezentacji i raportowanie
rejestracja spotkań
poszukiwanie nowych rozwiązań
znajomość technik zarządzania konfliktami.
Rozwiązywanie problemów i elastyczność, czyli umiejętności miękkie w CV
Asystent administracyjny musi pracować z ludźmi. Będziesz odpowiedzialny za kontakt między klientami firmy a pracownikami, a także między poszczególnymi pracownikami. Właśnie dlatego rekruter będzie zainteresowany tym, jakie masz cechy charakteru i jak zachowujesz się w kontakcie z innymi.
Sekcja z umiejętnościami musi zawierać umiejętności miękkie, gdyż bez nich byłaby niepełna. Przykładowe umiejętności miękkie to:
Umiejętność rozwiązywania problemów
Punktualność
Precyzja
Doskonała organizacja czasu
Zmysł estetyczny
Wysoka kultura osobista
Umiejętność pracy w grupie.
Dodatkowe sekcje
Aby zdobyć wymarzone stanowisko, być może będziesz musiał wyróżnić się na tle wielu innych kandydatów. Doskonałym sposobem na to, jest dodanie sekcji, w których zaprezentujesz siebie jako wyjątkowego kandydata.
W naszym kreatorze CV możesz dodać dodatkowe sekcje za pomocą jednego kliknięcia. Wybierz jedną lub więcej sekcji, na przykład:
zainteresowania,
języki obce,
programy komputerowe,
kursy i szkolenia.
Nasz kreator wygeneruje dokument tak, aby wszystkie sekcje współgrały ze sobą i stanowiły spójną i estetyczną całość.
Języki obce
W przypadku pracy jako asystent wykonawczy, w szczególności w większej firmie, znajomość języków obcych może być ogromnym atutem. Pracodawcy coraz bardziej doceniają poliglotów i są w stanie zaoferować im wyższe stawki. Aby rekruter nie przeoczył informacji o twoich umiejętnościach językowych, koniecznie wspomnij o nich w osobnej sekcji.
Zapoznaj się z naszym artykułem, aby dowiedzieć się więcej na temat tworzenia tej sekcji.
Obsługiwane programy
Jako osoba, która ma stanowić wsparcie administracyjne dla kadry kierowniczej, musisz znać się na obsłudze komputera. Sama znajomość pakietu Microsoft Office może nie wystarczyć. W osobnej sekcji wymień wszystkie programy, które znasz. Skup się przede wszystkim na aplikacjach, które pozwalają na zarządzanie projektami czy zespołem, ale też na programach graficznych, które mogą się przydać na przykład przy przygotowywaniu prezentacji.
Przykładowe programy to:
Trello,
Monday.com
Slack,
Asana,
Canva,
Airtable.
Podsumowanie zawodowe
Podsumowanie zawodowe to sekcja, w której za pomocą kilku krótkich zdań opisujesz najważniejsze osiągnięcia i inne kluczowe aspekty swojej kariery. W przypadku początkujących kandydatów jest to sekcja, w której należy opisać przede wszystkim swoje umiejętności i cele zawodowe.
Zadaniem podsumowania zawodowego jest przekonanie pracodawcy, że warto zapoznać się z resztą twojego CV. Choć ta część powinna znaleźć się na samej górze CV, zaraz pod nagłówkiem, możesz ją napisać na samym końcu. W ten sposób będziesz lepiej pamiętać o najistotniejszych elementach ze swojej kariery.
Zajrzyj do naszego poradnika, aby znaleźć informacje na temat tego, jak napisać ciekawe podsumowanie zawodowe, zarówno dla początkujących, jak i bardziej zaawansowanych kandydatów.
Napisz list motywacyjny
Czasami w ofercie pracy można zauważyć, że pracodawca prosi o przesłanie listu motywacyjnego wraz z CV. Wówczas taki dokument jest obowiązkową częścią podania. W innym razie to od kandydata zależy, czy stworzy taki list. Według ekspertów warto go napisać w każdej sytuacji.
Dzięki niemu możesz zademonstrować wszystko to, na co nie wystarczyło już miejsca w CV. Pokaż swoje najlepsze cechy i omów swoje cele zawodowe, podkreślając, jak praca na danym stanowisku może ci pomóc w ich realizacji. Opisz dokładniej ciekawe projekty i swoje umiejętności.
Podsumowanie artykułu
Mamy nadzieję, że ten artykuł rozjaśnił wątpliwości na temat pisania CV. Jeżeli potrzebujesz więcej porad, koniecznie zajrzyj na naszego bloga, gdzie znajdziesz masę ciekawych informacji na różne tematy związane z tworzeniem podania o pracę.
Już dziś sięgnij po nasze szablony, aby szybko i skutecznie stworzyć doskonałe CV dla asystenta wykonawczego.
Eksperci radzą, by ograniczyć długość swojego CV do jednej strony A4. Dłuższe CV jest akceptowalne wyłącznie w przypadku osób z ogromnym doświadczeniem lub takich, które pracowały przy różnorodnych projektach, a także dla naukowców, którzy powinni wymienić w swoim CV wszystkie istotne publikacje.
Jako executive assistant powinieneś ograniczyć swoje CV do jednej strony. Możesz to zrobić bez problemu, o ile zastanowisz się dobrze, jakie informacje są istotne dla konkretnej posady. Pamiętaj, że nie musisz na przykład dokładnie opisywać swoich poprzednich szkół czy dorywczych prac, jeżeli masz już doświadczenie.
Nigdy nie zmniejszaj zbytnio marginesów albo czcionki. Twoje CV musi być przejrzyste i czytelne już na pierwszy rzut oka.
Czy muszę umieszczać swoje zdjęcie w CV?
Umieszczanie zdjęcia w CV to dość kontrowersyjna kwestia. To, jak wyglądasz, nie powinno mieć wpływu na to, czy zostaniesz zatrudniony. Jednak wielu pracodawców nadal prosi o CV ze zdjęciem. Nie masz prawnego obowiązku dostosować się do tej prośby, ale możesz zwiększyć swoje szanse, spełniając wymogi pracodawcy. Jeżeli w ogłoszeniu nie ma mowy o zdjęciu, nie umieszczaj go w swoim CV.
W przypadku, gdy zdecydujesz się na CV ze zdjęciem, zadbaj o to, by fotografia przedstawiała cię w profesjonalnym świetle. Selfie czy zdjęcie z imprezy to zły pomysł. Użyj portretu wykonanego na jasnym tle i nie zapomnij, że ubiór i schludne uczesanie to must-have. Już dziś napisz idealne podanie o pracę i zdobądź posadę asystenta wykonawczego!
