Wirtualna asystentka – list motywacyjny – przewodnik krok po kroku

Właśnie dlatego znalezienie pracy w tym zawodzie może stanowić wyzwanie.

Jeżeli szukasz pracy jako wirtualna asystentka, na pewno wiesz, że musisz napisać dobre CV. To podstawowy dokument rekrutacyjny. Ważne jednak jest to, aby wyróżnić się na tle innych aplikujących. Możesz to zrobić, tworząc list motywacyjny wirtualnej asystentki.

Na pewno jesteś osobą, której nieobcy jest multitasking, zarządzanie, organizacja pracy, a także doskonała komunikacja. Jednak czy wiesz, jak napisać list do pracodawcy, który pokaże, że to właśnie ty zasługujesz na oferowane stanowisko? Nie martw się – jesteśmy ekspertami od tworzenia dokumentów aplikacyjnych. W tym artykule pokażemy ci, jak stworzyć list do pracodawcy, który pomoże ci zostać wirtualną asystentką.

Wzór listu motywacyjnego – wirtualna asystentka

Jakie części powinny się znaleźć w liście motywacyjnym dla wirtualnych asystentek?

Być może pamiętasz lekcję ze szkoły, kiedy omawiano zasady pisania listu. Jeżeli nie, szybko przypominamy, że każdy list powinien mieć wstęp, rozwinięcie i zakończenie. W przypadku listu motywacyjnego konieczne jest także dodanie nagłówka, w którym zapiszesz datę i miejscowość, swoje dane kontaktowe, a także dane pracodawcy czy rekrutera.

Nagłówek z danymi osobowymi

Nagłówek z danymi osobowymi musi się znaleźć zarówno w CV, jak i liście motywacyjnym. W tym ostatnim, konieczne są także dane pracodawcy. Na pewno nie będziesz mieć problemów z napisaniem tej części, w końcu wymieniasz tu po prostu swoje dane. Bądź jednak ostrożna: nagłówek to bardzo ważna część dokumentów aplikacyjnych.

Nagłówek znajduje się na samej górze dokumentu. Oznacza to, że bardzo prawdopodobne jest, że pracodawca zobaczy tę część w pierwszej kolejności. Właśnie dlatego nagłówek musi być estetyczny i łatwy do odczytania. Jego profesjonalizm powinien przyciągać wzrok. Ponadto, pamiętaj, że używając danych z nagłówka, pracodawca będzie kontaktował się z tobą w celu umówienia spotkania. Jeżeli popełnisz nawet mały błąd, taki jak literówka w mailu, możesz stracić swoją szansę na zatrudnienie.

W pierwszej kolejności podaje się dane kandydatki. Najlepiej jest je umieścić po lewej stronie dokumentu. W tej części podaj:

• Imię i nazwisko,
• Nazwę profesji (np. wirtualna asystentka)
• Numer telefonu,
• Adres e-mail,
• Miejsce zamieszkania (sama miejscowość).

Pamiętaj, że w dokumentach aplikacyjnych należy podawać tylko najważniejsze informacje. Unikaj podawania danych, które mogą zostać uznane za wrażliwe, np. stan cywilny lub data urodzenia.

Oto przykład dobrego nagłówka z danymi kandydatki:

Po przeciwnej stronie powinnaś zawrzeć informacje o danych pracodawcy czy też rekrutera. Podaj tu:

• Imię i nazwisko,
• Tytuł zawodowy,
• Nazwę firmy/pracodawcy,
• Miejscowość.

Oto przykład:

Napisz ciekawy wstęp, aby zainteresować potencjalnego klienta czy rekrutera

Praca wirtualnej asystentki związana jest z dynamicznym środowiskiem. Oprócz umiejętności związanych z zarządzaniem, często będziesz musiała wykazać się kreatywnością w wykonywaniu swoich obowiązków. Pokaż, że jesteś osobą, która potrafi myśleć nieszablonowo, tworząc interesujący wstęp do swojego listu.

Zacznij od zwrócenia się do konkretnej osoby

Rynek pracy może być naprawdę konkurencyjny, a więc jeżeli chcesz pracować w dobrej firmie, koniecznie zadbaj o to, by już na samym wstępie wyróżnić się na tle konkurencji. “Szanowni Państwo” to standardowy początek listu motywacyjnego. Choć nie jest on błędny, to jego użycie na pewno nie zrobi dużego wrażenia podczas rekrutacji. Co innego jednak, jeżeli zwrócisz się bezpośrednio do konkretnej osoby.

Zaadresuj swój list do rekrutera, szefowej działu HR czy nawet samego szefa oddziału, zwracając się do nich po nazwisku. Zobaczysz, że taki zabieg zostanie doceniony, ponieważ twój list od razu wyróżni się na tle innych.

Być może zastanawiasz się, gdzie zdobyć nazwisko osoby, która będzie prowadziła rekrutację. Jeżeli chcesz pracować w branży, na pewno masz pewne umiejętności związane z wyszukiwaniem danych. Czasami pracodawca podaje taką informację w ofercie pracy. Jeżeli jej tam nie ma, możesz zajrzeć na stronę internetową danego przedsiębiorstwa lub na konto na LinkedIn. Dobrym pomysłem jest także zadzwonienie do danej firmy i poproszenie o taką informację.

Choć jest to kilka dodatkowych kroków, które musisz zrobić, tworząc dokumenty aplikacyjne, możesz mieć pewność, że są one warte twojego wysiłku.

Zrób dobre pierwsze wrażenie pierwszymi zdaniami listu

Niezależnie od tego, czy udało ci się znaleźć nazwisko osoby rekrutującej, czy też nie, powinnaś zacząć swój list motywacyjny od czegoś ciekawego. Dzięki temu przyciągniesz uwagę potencjalnego szefa. Sztampowe “W odpowiedzi na ogłoszenie o pracę, aplikuję na stanowisko w Państwa firmie” nie jest błędne, ale nie jest też dobrym wyborem, jeżeli chcesz się wyróżnić.

Abyś zdała sobie sprawę, jak ważne i efektywne może być pierwsze zdanie, zróbmy małe ćwiczenie. Wyobraź sobie, że jesteś rekruterem, który czyta setny list motywacyjny. 95 z nich zaczynało się w utarty sposób wspomniany powyżej. Pięciu kandydatów włożyło nieco pracy w napisanie listu i zaczęło od czegoś zupełnie innego. Jak myślisz, którzy kandydaci wzbudzą większe zainteresowanie?

Na początek podaj informacje na temat ciekawego aspektu swojej kariery, kwalifikacji, czy specjalizacji. Mogą to być zainteresowania związane z branżą, otrzymane nagrody, a nawet umiejętności, które są przydatne na danym stanowisku. Pamiętaj, aby wstęp dostosować do konkretnej oferty pracy: to, że znasz się na modzie zaimponuje rekruterom z branży modowej, ale już na pracodawcy w sektorze finansowym nie zrobi żadnego wrażenia.

Postaraj się podkreślić to, co wyróżnia cię na tle większości, na przykład bogate doświadczenie, znajomość branżowych aplikacji czy biegła znajomość języków obcych.

Jeżeli dopiero zaczynasz w branży, podczas tej wstępnej prezentacji, skup się przede wszystkim na swoich umiejętnościach. Dobre wrażenie zrobią także ciekawie opisane cele zawodowe.

Przeczytaj poniższy wzór, aby zasięgnąć inspiracji.

Takim wstępem przekonujesz rekrutera, że masz coś ciekawego do zaprezentowania i że warto przeczytać resztę twojego listu motywacyjnego. Co więcej, pokazujesz, że jesteś osobą pewną siebie.

Rozwinięcie listu motywacyjnego – przedstaw siebie jako idealną kandydatkę

Rozwinięcie listu motywacyjnego powinno pokazać rekruterom, że jesteś osobą, która sprawdzi się na oferowanym stanowisku. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz pracę jako asystentka, czy jesteś związana z branżą od lat, postaraj się zaprezentować jak najlepiej.

Opisz tu swoją listę obowiązków i zadań. Opowiedz, jak obsługa aplikacji branżowej pomogła ci w zwiększeniu przychodów firmy. Wspomnij o ciekawym projekcie i podziel się jego szczegółami. Opisz konkretne sytuacje, w których miałaś okazję wykorzystać swoje umiejętności.

Pamiętaj jednak, że nie powinnaś powielać tu informacji, które znajdują się w twoim CV. List motywacyjny powinien je szczegółowo rozwijać, a nie tylko powtarzać.

Rozwinięcie listu motywacyjnego możesz napisać ciągiem lub używając wypunktowania. Ta druga opcja jest lepsza, jeżeli aplikujesz o pracę w dużej firmie lub starasz się o projekt, w który chce się zaangażować duża liczba kandydatów. Wówczas wypunktowanie sprawia, że twoje podanie jest łatwe i szybsze do odczytania, co może zagrać na twoją korzyść.

Zakończenie listu motywacyjnego

List do pracodawcy musi mieć odpowiednie zakończenie. W tej części podziękuj rekruterom za czas, jaki poświęcili na przejrzenie twojej aplikacji. Koniecznie wyraź nadzieję na spotkanie na rozmowie kwalifikacyjnej. Pożegnaj się odpowiednim zwrotem grzecznościowym ("z poważaniem" lub "z wyrazami szacunku"), a także podpisz się imieniem i nazwiskiem.

Oto przykładowe zakończenie:

Ulepsz swój list motywacyjny

Mamy nadzieję, że po przeczytaniu naszego poradnika, wiesz już, czego nie może zabraknąć w twoim liście motywacyjnym. Na koniec pomożemy ci ulepszyć twoje podanie. Skorzystaj z poniższych rad, aby jeszcze bardziej zwiększyć swoje szanse na pracę.

Sprawdź dokumenty pod kątem błędów

Jako wirtualna asystentka, musisz przykładać wagę do szczegółów. Na pewno wiesz, że maile czy oficjalne dokumenty powinny być bezbłędne. To samo dotyczy dokumentów aplikacyjnych.

Literówki i błędy mogą zrobić naprawdę złe wrażenie na pracodawcy. Postaraj się więc zwrócić uwagę na:

• Interpunkcję,
• Literówki,
• Ortografię,
• Nieczytelne i niezrozumiałe zdania,
• Gramatykę.

Nawet najmniejszy błąd może zrobić złe wrażenie. Ponowne przeczytanie listu zajmie ci tylko kilka minut, a może znacząco zwiększyć twoje szanse na zatrudnienie.

Skorzystaj z kreatora CV

Być może jesteś kandydatką z ogromnymi kwalifikacjami i doświadczeniem. Niestety, czasami to nie wystarczy. Musisz wiedzieć, jak pochwalić się swoimi osiągnięciami. Wiesz już, jak je opisać, ale czy wiesz, jak je przedstawić? To, co napisałaś w podaniu, jest niemal tak samo ważne jak to, jak ono wygląda.

Ponieważ za pierwsze wrażenie odpowiedzialna jest strona wizualna, zadbaj o to, by twoje dokumenty wyglądały doskonale. Skorzystaj z naszego kreatora, który daje ci możliwość wyboru ciekawej szaty graficznej. Dzięki temu wyróżnisz się na tle setek innych aplikujących.

Podsumowanie artykułu – wirtualna asystentka

Niezależnie od tego, czy pracujesz z indywidualnymi klientami, czy też dużymi firmami, jako wirtualna asystentka, musisz napisać dobre podanie, aby zdobyć kolejny projekt. Mamy nadzieję, że nasz przewodnik ułatwi ci to zadanie.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tworzenia dokumentów aplikacyjnych, przygotowywania do rozmowy kwalifikacyjnej i tajników rynku pracy, koniecznie zajrzyj na naszego bloga. Znajdziesz tam ciekawe artykuły z masą porad.

Sięgnij po nasze szablony listów motywacyjnych, aby stworzyć idealne podanie dla wirtualnej asystentki.

Najczęściej zadawane pytania

Ile stron powinien mieć mój list motywacyjny?

List motywacyjny to dokument dodatkowy do CV. Nie powinien być on zbyt długi, inaczej pracodawca może odrzucić go bez czytania. Optymalna długość to jedna strona A4. Pamiętaj, że informacje, o których wspominasz, powinny być związane z posadą, o którą aplikujesz. Nie powtarzaj też danych, które zostały wspomniane w CV. Dzięki temu na pewno zmieścisz się na jednej stronie.

Dlaczego najpierw muszę napisać moje CV?

W naszym kreatorze, zanim dostaniesz dostęp do szablonów listów motywacyjnych, musisz napisać CV. W ten sposób zyskujesz pewność, że jesteś na bieżąco z najważniejszymi informacjami na temat swojej kariery i że nie powtórzysz tego, co zawarłaś w życiorysie zawodowym. Łatwiej będzie ci w ciekawy sposób napisać list motywacyjny.

Już dziś sięgnij po nasze szablony i stwórz idealny list motywacyjny dla wirtualnej asystentki.