Jak napisać list motywacyjny na stanowisko sekretarki?

Aplikując o tę pracę, musisz nie tylko napisać dobre CV, ale także przekonywujący list motywacyjny sekretarki. Stwórz go, aby przekonać pracodawcę, że to właśnie ty jesteś idealną osobą na proponowane stanowisko.

W tym artykule znajdziesz praktyczne porady na temat tworzenia listu motywacyjnego, które pomogą ci stworzyć doskonały dokument. Zaprezentowaliśmy także przykładowy list motywacyjny sekretarki, dzięki któremu lepiej zrozumiesz, co powinno znaleźć się w tym dokumencie.

Czym jest list motywacyjny i kiedy należy go napisać?

List motywacyjny to po prostu uzupełnienie CV sekretarki. Jego celem jest przekonanie pracodawcy, że to właśnie ty zasługujesz na szansę na rozmowie kwalifikacyjnej.

Ten dokument może zawierać informacje, które nie zmieściły się w twoim CV. Pokaż w nim też swoją osobowość oraz szczególne cechy, które wyróżniają cię na tle innych kandydatów. Dobrym pomysłem jest też przedstawienie konkretnych rozwiązań czy sytuacji, w których użyłaś swoich kwalifikacji na korzyść firmy.

Swój list motywacyjny sekretarka powinna też wzbogacić o informacje na temat celów zawodowych i tego, jak praca w danej firmie może przyczynić się do rozwoju.

Ten dokument jest lubiany przez pracodawców. Bardzo często pracodawcy proszą o jego dodanie do CV w ofercie pracy. Wówczas potraktuj list motywacyjny jako obowiązkowy dokument.

Struktura listu motywacyjnego

Zanim zabierzesz się za tworzenie tego dokumentu zastanów się nad dwoma pytaniami:

• Dlaczego zależy mi właśnie na tym stanowisku, w ten konkretnej firmie?
• Co sprawia, że jestem idealną kandydatką na proponowane stanowisko?

Tworząc swój list do pracodawcy, pamiętaj też o odpowiedniej strukturze.

Dane osobowe

List powinien zaczynać się od danych osobowych i kontaktowych. Umieść je po lewej stronie, na samej górze. Podaj:

• Imię i nazwisko,
• Numer telefonu,
• Adres e-mail.

Możesz także dodać nazwę swojego stanowiska.

Spójrz na przykład:

Dane odbiorcy

Dane odbiorcy tradycyjnie znajdują się po przeciwnej stronie i nieco niżej w stosunku do danych nadawcy. Podaj:

• Imię i nazwisko adresata
• Tytuł (np. Dział HR, rekruter, etc.)
• Nazwa firmy
• Miejscowość

Spójrz na przykład:

Po przedstawieniu danych kontaktowych nadawcy i adresata, musisz przywitać się z odbiorcą. Często kandydaci używają ogólnych zwrotów, takich jak “Szanowni Państwo”. Nie jest to błąd, jednak jeżeli chcesz zwiększyć swoje szanse na bycie zauważonym, postaraj się nieco bardziej.

Znajdź imię i nazwisko osoby, która zajmuje się rekrutacją. Może to być osoba z działu HR, potencjalny szef, czy też konkretny rekruter. Jeżeli takie informacje nie są zawarte w ofercie pracy, możesz wyszukać je na:

• LinkedIn,
• W Google,
• Dzwoniąc do firmy i prosząc o podanie takich informacji.

Zacznij ciekawie, aby zwrócić uwagę pracodawcy – Wstęp

Jeżeli chcesz mieć większe szanse na zdobycie pracy, nie zaczynaj swojego podania od nudnego: “W nawiązaniu do ogłoszenia o pracę”. Twój potencjalny szef prawdopodobnie widział już dziesiątki listów zaczynających się w ten sposób.

Wyróżnij się, zaczynając w ciekawszy sposób, na przykład prezentując swoje doświadczenie. Spójrz na przykład:

Takie “silne” rozpoczęcie wskazuje na profesjonalizm i pewność siebie, tym samym zwiększając twoje szanse na zatrudnienie.

Poprawnie przedstaw swoje osiągnięcia – Rozwinięcie

W rozwinięciu przedstaw swoje osiągnięcia podczas pracy na stanowisku sekretarki. Postaraj się także użyć czasowników takich jak:

• Osiągnęłam,
• Zoptymalizowałam,
• Zwiększyłam,
• Zmniejszyłam.

Spójrz na przykład:

Wyraź nadzieję na spotkanie – pożegnanie

Kończąc swój list wyraź nadzieję na otrzymanie zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną. Podziękuj też za czas i pożegnaj się używając zwrotu grzecznościowego.

Jak napisać dobry list motywacyjny?

Używaj zwrotów grzecznościowych

W języku polskim używanie zwrotów grzecznościowych w liście to konieczność. Pamiętać, aby znalazły się one na początku i końcu listu, ale także w jego treści.

Dokument możesz zacząć od następujących zwrotów:

• Szanowna Pani X,
• Szanowny Panie X,
• Szanowni Państwo,
• Do dyrektora działu HR.

Zakończ dokument frazą:

• Z wyrazami szacunku,
• Z poważaniem.

Spraw, by dokument był przejrzysty

List powinien ograniczać się do kartki A4. Przemyśl więc dokładnie, co chcesz w nim zaprezentować. Nie ścieśniaj danych. Zostaw nieco przerwy między poszczególnymi akapitami. Pozostaw też margines.

Rekruter powinien móc z łatwością odczytać twój list.

Użyj pogrubienia, aby podkreślić swoje najważniejsze umiejętności i przyciągnąć uwagę potencjalnego szefa.

Porównaj swoje umiejętności zawarte w dokumentach do tych umieszczonych w ofercie pracy

Podczas rekrutacji firmy coraz częściej sięgają po specjalne programy nazywane systemami śledzenia kandydatów. Skanują one podania i odrzucają te, które nie zawierają słów kluczowych. Słowa kluczowe to najczęściej umiejętności, które pracodawca wymienił w ofercie pracy.

Zadbaj o to, by umiejętności zawarte w twoim CV brzmiały tak samo, jak te, które pojawiają się w ofercie pracy.

Pamiętaj też, aby dostosować umiejętności do posady, o którą się starasz. Inne umiejętności twarde musi posiadać sekretarka medyczna, a inne osoba zarządzająca biurem międzynarodowej firmy.

List motywacyjny sekretarki/pracownika biurowego bez doświadczenia

Jeżeli dopiero ubiegasz się o pierwszą pracę na tym stanowisku, koniecznie napisz list motywacyjny, nawet jeśli pracodawca o niego nie prosi. Jest on szczególnie ważny dla kandydatów, którzy nie mogą pochwalić się bogatym doświadczeniem zawodowym.

List motywacyjny pozwala pracodawcy dostrzec, że zależy ci na pracy oraz, że jesteś ambitną osobą. Zamiast skupiać się na doświadczeniu zawodowym opisz swoje wykształcenie oraz umiejętności. Jeżeli pracowałaś wcześniej w innych zawodach, wspomnij o kompetencjach, które mogłabyś wykorzystać na nowym stanowisku.

Bardzo ważne jest także przedstawienie swoich celów zawodowych. Mogą to być na przykład:

• Chęć pracy w renomowanej placówce,
• Praca w firmie oferującej jasną ścieżkę awansu,
• Praca w firmie, której wartości podzielasz,
• Praca z ekspertami konkretnej branży,
• Chęć rozwoju konkretnych umiejętności,
• Chęć pracy w międzynarodowym środowisku.

List motywacyjny do pracy za granicą

Jeśli biegle władasz językiem angielskim lub innym językiem obcym, być może chcesz podjąć pracę za granicą. Wówczas będziesz potrzebować dokumentów napisanych w języku kraju, do którego się wybierasz.

Na naszej stronie internetowej możesz znaleźć artykuły na temat tego, jak napisać:

• CV po niemiecku,
• CV po angielsku,
• List motywacyjny po angielsku,
• List motywacyjny po niemiecku.

Stwórz CV sekretarki/pracownika biurowego

List to tylko dodatek do CV sekretarki. Poświęć więc wystarczająco dużo uwagi obu dokumentom. W swoim CV musisz zaprezentować swoje:

• Podsumowanie zawodowe,
• Doświadczenie zawodowe,
• Umiejętności (miękkie i twarde)
• Wykształcenie.

Aby przyciągnąć uwagę rekrutera, w swoim CV sekretarka powinna przedstawić dodatkowe sekcje, na przykład zawierające informacje o tym, że biegle włada językiem angielskim, jakie posiada zainteresowania, jakie programy komputerowe potrafi obsługiwać.

Dowiedz się więcej na temat pisania życiorysów zawodowych, odwiedzając naszą stronę internetową.

Dodatkowe porady

Oto kilka dodatkowych porad, które sprawią, że twoje podanie będzie jeszcze lepsze.

Nie kłam i nie ubarwiaj swoich kwalifikacji

Zarówno twoje CV, jak i list do pracodawcy, nie powinny zawierać nieprawdziwych informacji. Prezentuj wszystkie dane zgodnie z faktami. Pamiętaj, że kłamstwo bardzo szybko wyjdzie na jaw, nawet już podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Zweryfikuj błędy w dokumentach

Podczas rekrutacji, pracodawcy otrzymują dziesiątki, a nawet setki podań.

Z tego względu tak istotne jest, żeby twoje dokumenty aplikacyjne przyciągały uwagę i były nieskazitelne. Najlepsze umiejętności i doświadczenie mogą nie mieć znaczenia, jeżeli sekretarka wyśle dokumenty z błędami ortograficznymi czy literówkami.

Zanim wyślesz dokumenty, dokładnie je sprawdź i zweryfikuj, czy wszystko jest zapisane poprawnie.

Pamiętaj, że do niektórych obowiązków sekretarki należy sporządzanie dokumentów. Pracodawca musi mieć pewność, że poradzisz sobie z tym zadaniem, bez popełniania błędów.

Ponownie zapoznaj się z ofertą pracy

Napisałaś już swój list motywacyjny i sprawdziłaś błędy. Na koniec, jeszcze raz przeczytaj ofertę pracy, zwracając szczególną uwagę na wymagania oczekiwane od kandydatów.

Pracodawcy uwielbiają kandydatów, którzy wyrażają prawdziwe zainteresowanie stanowiskiem i włożyli nieco wysiłku w stworzenie dokumentów aplikacyjnych. Zawsze więc personalizuj swoje dokumenty przed ich wysłaniem.

List motywacyjny sekretarki – podsumowanie artykułu

Po przeczytaniu tego artykułu powinnaś wiedzieć, jak napisać dokumenty aplikacyjne, ubiegając się o stanowisko sekretarki. Oto podsumowanie najważniejszych informacji:

• Zacznij swój list w ciekawy sposób, aby przyciągnąć uwagę rekrutera.
• Dostosuj treść dokumentu do oferty pracy, zwracając szczególną uwagę na wymagane umiejętności.
• Przedstaw swoją kandydaturę w jak najlepszy sposób, aby wyróżnić się na tle innych kandydatów.
• Zweryfikuj, czy w twoje podanie nie wkradły się błędy.
• Skorzystaj z kreatora CV, aby ułatwić sobie zadanie tworzenia dokumentów aplikacyjnych.
• Jeżeli to możliwe, zaadresuj list do konkretnej osoby.
• Pamiętaj o używaniu zwrotów grzecznościowych i odpowiedniej interpunkcji.

Jeżeli chcesz napisać CV i list motywacyjny, który zachwyci pracodawcę, koniecznie skorzystaj z naszych szablonów i wzorów. Zajrzyj też na naszego bloga, aby znaleźć podobne artykuły i ciekawe informacje na temat pisania podań.

Nie czekaj dłużej! Zdobądź wymarzoną pracę już dziś!

Najczęściej zadawane pytania

Mam duże doświadczenie na stanowisku sekretarki. Czy samo CV sekretarki wystarczy?

W przypadku początkujących kandydatów, dodanie listu do aplikacji może znacząco zwiększyć szansę na zatrudnienie. Jednak nawet jeżeli jesteś doświadczoną sekretarką, poświęć nieco czasu na napisanie listu do pracodawcy. Dzięki temu będziesz miała większe szanse na lepszą pracę.

Czy muszę dodawać klauzulę o ochronie danych osobowych do moich dokumentów?

W swoim CV sekretarka koniecznie musi umieścić klauzulę CV. Bez niej pracodawca nie będzie mógł wziąć pod uwagę podania podczas rekrutacji. W przypadku listu, nie jest ona konieczna, chyba że pracodawca poprosił o nią w ofercie pracy.

Stwórz idealne curriculum vitae i list motywacyjny dla sekretarki.