Jak napisać CV pracownika biurowego – przewodnik krok po kroku

Zapotrzebowanie na pracowników administracyjno-biurowych jest dość spore. Tacy specjaliści potrzebni są w niemal wszystkich sektorach, zarówno w placówkach publicznych, jak i prywatnych. Na rynku pracy biurowej spotkasz się też ze sporą konkurencją.

Jako pracownik biurowy na pewno wiesz, że każde działanie wpływa na funkcjonowanie całego biura. Podobnie jest z CV: jego poszczególne części, a także składające się na nie elementy, mogą wpłynąć na całe podanie o pracę.

Jako pracownik biurowy znasz się na usprawnianiu pracy w firmie; możesz jednak nie wiedzieć, jak stworzyć profesjonalne CV, które zapewni ci zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Nie martw się jednak! Jesteśmy specjalistami od tworzenia podań o pracę i pomożemy ci w realizacji tego zadania.

W tym artykule znajdziesz informacje na temat tego, jak przygotować swoje podanie, z jakich części powinno się składać oraz omówienie każdej z nich. Sięgnij po nasze szablony CV, aby mieć pewność, że twoja aplikacja wyróżni cię na tle konkurencji.

Fakty dotyczące pracowników biurowych

Spójrz na interesujące fakty dotyczące pracy biurowej:

• 4 120 złotych brutto miesięcznie – tyle średnio zarabia polski pracownik biurowy (według Ogólnopolskiego Badania Wynagrodzeń).
• Niemal 85% osób zatrudnionych w branży to kobiety.
• Pensja zależy od takich czynników jak staż pracy, wykształcenie oraz miejsce zatrudnienia.
• Duży wpływ na stawki zarabiane przez pracownika biurowego ma sektor, w którym pracuje. Zazwyczaj najlepiej zarabiają osoby zatrudnione w sektorach prywatnych.
• Osoby znające język obcy mogą liczyć na lepsze zarobki.

Układ CV pracownika biurowego i jego części

Pracownik administracyjno-biurowy musi przekonać rekrutera, że to właśnie on jest idealnym kandydatem na stanowisko. Aby to zrobić, twoje CV musi wyglądać nieskazitelnie, mieć odpowiedni układ, a także zawierać wszystkie kluczowe sekcje.

Spójrz na kilka porad, które mogą ci się przydać podczas tworzenia CV pracownika biurowego:

• Twój życiorys zawodowy ma uwypuklać zalety i nieco ukrywać braki. Wybierz taki format, który ci w tym pomoże.
• Zadbaj o profesjonalny i estetyczny wygląd podania. List motywacyjny i CV powinny mieć ten sam styl i paletę kolorystyczną.
• Spersonalizuj swoje podanie pod względem każdej pracy biurowej, o którą się ubiegasz.
• Podawaj tylko te informacje, które mogą mieć znaczenie w pracy, o którą się ubiegasz.

Format CV

Format CV umożliwia uporządkowanie wszystkich sekcji w czytelny i profesjonalny sposób. Co więcej, od wybranego formatu zależy, które z twoich cech zostaną podkreślone. Oto trzy układy, spośród których możesz wybrać:

Format funkcjonalny

W takim formacie historia zatrudnienia schodzi na dalszy plan, co umożliwia przedstawienie umiejętności jako pierwszych. Właśnie dlatego taki układ sprawdzi się w przypadku początkujących kandydatów: świeżo upieczonych absolwentów i osób początkujących w branży.

Format chronologiczny

Ten format jest najpopularniejszy. Rozpoznają go niemal wszyscy pracodawcy. Najważniejszą rolę odgrywa w nim doświadczenie zawodowe. Sprawdzi się w przypadku osób ze średnim i dużym doświadczeniem. Może z niego także skorzystać nowy pracownik biurowy, który ma już za sobą praktyki zawodowe.

Układ mieszany

To najrzadziej stosowany format. Łączy on w sobie cechy dwóch poprzednich i będzie odpowiedni wyłącznie dla kandydatów z ogromnym doświadczeniem. Przyda się, jeżeli pracujesz w branży od dawna i starasz się o kierownicze stanowisko.

Sekcje w CV pracownika biurowego

Każde CV składa się z pomniejszych części, czy też sekcji. Jeżeli potencjalny szef zauważy, że brakuje jakiejkolwiek z obowiązkowych części, najpewniej odrzuci twoje podanie, nawet go nie czytając. Pamiętaj więc, że twoje CV musi zawierać nagłówek z danymi osobowymi. Nie możesz też pominąć sekcji z doświadczeniem zawodowym, wykształceniem oraz umiejętnościami (twardymi i miękkimi). Kolejność ich przedstawiania będzie zależała od wybranego przez ciebie formatu CV.

Możesz mieć pewność, że te cztery główne części znajdą się w niemal każdym CV. Aby zaimponować pracodawcy i zdobyć posadę pracownika biurowego, postaraj się też napisać podsumowanie życiorysu, czyli sekcję w której prezentujesz swoje najważniejsze doświadczenia i umiejętności. Nie zapomnij też o dodatkowych sekcjach, w których opiszesz na przykład:

• Umiejętności językowe,
• Ukończone kursy,
• Zainteresowania,
• Znajomość programów komputerowych.

Z pomocą naszych wzorów CV nie pominiesz żadnej ważnej informacji. W dalszej części artykułu omawiamy, jak stworzyć każdą z sekcji krok po kroku, wraz z przykładami.

Nagłówek w CV pracownika biurowego

Napisanie nagłówka to jedno z najłatwiejszych zadań podczas tworzenia CV. Jest to najmniejsza część życiorysu zawodowego, w której umieszczasz imię i nazwisko, a także dane kontaktowe. Pamiętaj jednak, że ta część jest bardzo ważna:

• To pierwsza rzecz, jaką zauważy potencjalny szef, musi więc być profesjonalna,
• Gra ona kluczową rolę podczas zapraszania do dalszych etapów rekrutacji.

Jako pierwsze podawaj zawsze swoje imię i nazwisko. Wyróżnij je pogrubieniem lub nieco większą czcionką. Kolejność danych kontaktowych jest dowolna.

Poprawny przykład

Anna Nowak

Pracownik biurowy

123 415 824

nowak.anna123@gmail.com

Łódź

Niepoprawny przykład

Anna Nowak

4353363636 domowy 123451234 drugi 989876543

4nn4kochan4@gmail.com

Ul. Solidarności 123

54-090 Łódź

Polska

Pierwszy przykład jest przejrzysty. Rekruter od razu zwróci uwagę na wyróżnione imię i nazwisko, a także zauważy wszystkie dane kontaktowe. Zwróć uwagę, że kandydatka podała numer telefonu oddzielony spacjami. To dobry zabieg, który zwiększa czytelność nagłówka.

Błędny przykład zawiera za dużo danych. Nie musisz podawać trzech różnych numerów; wystarczy jeden aktualny. Nie podawaj też dokładnego adresu domowego, bo pracodawcy nie interesuje, gdzie mieszkasz. Wystarczy sama miejscowość. Podawanie kraju ma sens tylko wtedy, gdy ubiegasz się o pracę za granicą.

Adres e-mail wygląda nieprofesjonalnie i jest trudny do odczytania.

Zdjęcie w CV pracownika biurowego – czy należy je umieszczać?

Dodawanie zdjęć do CV wzbudza sporo kontrowersji. Wiele zagranicznych firm rezygnuje z tego zwyczaju, aby zapobiec dyskryminacji kandydatów. Polscy pracodawcy jednak nadal dość często proszą o CV ze zdjęciem.

Zdjęcie należy umieścić w CV jedynie wtedy, gdy w ofercie pracodawca bezpośrednio o nie prosi. W innym razie lepiej jest je pominąć. Pamiętaj też, że według obecnego prawa, pracodawca nie może zdyskwalifikować kandydata za brak zdjęcia w CV.

Podsumowanie zawodowe w CV dla pracownika biurowego

Pisanie podsumowania zawodowego to nadal na polskim rynku praktyka dość mało znana. Wykorzystaj ten fakt na swoją korzyść i stwórz takie podsumowanie CV, które zaimponuje pracodawcy.

W podsumowaniu zawodowym powinieneś opisać swoje najważniejsze obowiązki i osiągnięcia na poprzednich stanowiskach pracy. Przedstaw je tak, aby zainteresowały rekrutera i zachęciły go do przeczytania dalszej części podania.

Dzięki podsumowaniu zawodowemu możesz wyróżnić się nawet na tle kandydatów z lepszym doświadczeniem i zwrócić uwagę najlepszych pracodawców.

Spójrz na przykłady poniżej:

POPRAWNIE👇

Od pięciu lat jestem pracownikiem biurowym. W firmie X przygotowywałem prezentacje i zajmowałem się archiwizacją dokumentów. Otrzymałem tytuł pracownika roku. Dzięki wdrożeniu autorskich projektów zarządzania sekretariatem, obniżyłem wydatki na rzecz prowadzenia biura o 10%.

NIEPOPRAWNIE👇

Pracuję na stanowisku pracownika biurowego. Mam doświadczenie. Chcę pracować z Państwa firmą.

Choć poprawny przykład ma zaledwie kilka zdań, pracodawca wyczyta z niego informacje na temat lat doświadczenia, główne obowiązki pracownika biurowego, a także jego osiągnięcia. Pracownik ten podkreślił także, w jaki sposób zaoszczędził pieniądze w poprzedniej firmie, co z pewnością zaimponuje nowemu potencjalnemu szefowi.

W drugim przykładzie brakuje jakichkolwiek szczegółów. Takie podsumowanie z pewnością nie zainteresuje rekrutera.

Jakie umiejętności są potrzebne, by objąć stanowisko pracownika biurowego?

Na stanowisku pracownika biurowego potrzebny jest zestaw konkretnych umiejętności twardych i miękkich. W związku z tym, nie możesz pominąć tej sekcji w życiorysie zawodowym. Po pierwsze, dzięki niej przekonasz szefa, że posiadasz wszystkie kompetencje, jakie potrzebne są w tej pracy. Po drugie, ta część CV jest kluczowa na początkowym etapie rekrutacji.

Pracodawcy w celu prowadzenia rekrutacji często korzystają ze specjalistycznych programów znanych pod nazwą systemy śledzenia kandydatów. Analizują one i odrzucają te dokumenty aplikacyjne, które nie zawierają słów kluczowych. Na pewno nie chcesz, aby twoje CV trafiło do kosza, zanim w ogóle wyląduje na biurku pracodawcy.

Możesz uniknąć takiej sytuacji w bardzo prosty sposób. Wystarczy, że dokładnie przejrzysz ofertę pracy i poszukasz, jakie umiejętności są wymagane na stanowisku pracownika biurowego.

Oto kilka rzeczy, o których musisz pamiętać, tworząc tę sekcję:

• Zapisz swoje kompetencje tak samo, jak w ofercie pracy, aby porgramy ich nie przeoczyły.
• Zarówno list motywacyjny pracownika biurowego, jak i CV powinny zawierać słowa kluczowe.
• Zawsze jako pierwsze podawaj te swoje umiejętności, które pojawiły się także w ogłoszeniu o pracę.

Kompetencje twarde

Umiejętności twarde to takie, bez których wykonywanie pracy biurowej nie byłoby możliwe. Można się ich nauczyć, na przykład podczas pracy. Pamiętaj, by lista umiejętności w CV dla pracownika biurowego była dostosowana do pracy, którą chcesz zdobyć. Uwzględnij swoje umiejętności z branży, w której operuje firma.

Oto kilka uniwersalnych umiejętności, które powinien mieć pracownik biurowy:

• Obsługa urządzeń biurowych (wymień jakie)
• Zajmowanie się korespondencją
• Archiwizacja dokumentów
• Obsługa klienta
• Prowadzenie biura
• Odbieranie i wykonywanie połączeń telefonicznych
• Prawo jazdy kategorii B

Umiejętności miękkie

• Umiejętność pracy pod presją
• Punktualność
• Wysoka kultura osobista
• Schludność
• Odpowiedzialność
• Pozytywne nastawienie
• Samodzielność
• Zdolności interpersonalne

Choć w niemal każdej pracy kluczową rolę odgrywają umiejętności techniczne, kompetencje miękkie też są bardzo ważne, a więc pamiętaj, by przedstawić je w swoim CV dla pracownika biurowego. Część z nich jest wrodzona i związana z cechami charakteru, a część może zostać wyuczona. To one odpowiadają np. za możliwość pracy z innymi czy też łatwość w nawiązywaniu kontaktów z klientami.

Pracownik biurowy – doświadczenie zawodowe w CV

Doświadczenie zawodowe ma ogromny wpływ na możliwość zatrudnienia. Większe doświadczenie może także oznaczać wyższą pensję; upewnij się więc, że ta część twojego CV jest napisana w odpowiedni sposób.

Wymień w niej swoje poprzednie stanowiska w odwrotnej kolejności chronologicznej. Nie zapomnij, aby wspomnieć o:

• Nazwie firmy
• Nazwie pełnionego stanowiska
• Czasie trwania zatrudnienia

Powyższe informacje zawrze w swoim CV niemal każdy kandydat. Jeżeli chcesz zwiększyć swoje szanse na zdobycie pracy administracyjno-biurowej, podaj więcej informacji – zaprezentuj swoje obowiązki oraz osiągnięcia na danym stanowisku.

Przykład doświadczenia w CV – pracownik biurowy

Dla większości pracodawców dane liczbowe są bardzo ważne. Jeżeli tylko możesz, potwierdź nimi swoje sukcesy. Jeżeli pokażesz jak możesz przyczynić się do wzrostu przychodów firmy, zdobędziesz przychylność pracodawcy.

Wykształcenie – przykładowe CV

Choć z punktu widzenia pracodawcy najważniejsze jest doświadczenie zawodowe, nie zapomnij o umieszczeniu sekcji z wykształceniem. Twój potencjalny szef z pewnością zwróci uwagę na tę część.

Pracownik biurowy może rozpocząć pracę po różnych szkołach, jednak na rynku pracy bardzo cenione są osoby z wykształceniem wyższym na kierunkach takich jak zarządzanie czy obsługa klienta.

Opisując swoją edukację, podaj następujące informacje:

• Uzyskany tytuł naukowy lub zawodowy
• Nazwę szkoły
• Czas trwania nauki

Sekcja z wykształceniem – przykładowe CV

Jeżeli pracujesz w branży od dawna, w tej sekcji możesz zawrzeć tylko podstawowe dane na temat swojej edukacji. Jeśli jednak szukasz pracy jako początkujący kandydat, potrzebujesz CV, w którym pokażesz, że jesteś ambitny i bierzesz sprawy w swoje ręce. Wykorzystaj sekcję z wykształceniem, aby pokazać pracodawcy, na co cię stać, jeśli tylko dostaniesz od kogoś szansę.

Dodatkowe sekcje w CV

Jeżeli chcesz wyróżnić się na tle innych kandydatów, potrzebujesz CV z dodatkowymi sekcjami.

Będą to na przykład:

• Zainteresowania
• Znajomość języków obcych
• Szkolenia
• Obsługa komputera

Obsługa programów komputerowych

Aby biuro funkcjonowało sprawnie, potrzebny jest ktoś, kto zna się na obsłudze konkretnych programów komputerowych. Nie pozwól, by twoje specjalne umiejętności umknęły pracodawcy. W sekcji z umiejętnościami możesz ogólnie zapisać obsługę komputera, ale w dodatkowej sekcji wspomnij o znajomości konkretnych programów! W ten sposób wyróżnisz się na tle innych kandydatów.

Kursy

Idealnym sposobem na zaimponowanie pracodawcy jest pokazanie, że jesteś osobą, która stawia na rozwój. Pracownicy biurowi powinni iść z duchem czasu i znać się na nowościach. Dobrym sposobem na rozwój jest uczestnictwo w szkoleniach i kursach. Stwórz osobną sekcję, w której zaprezentujesz, jakie kursy ukończyłeś.

Przykładowe szkolenia, które mogą zaimponować potencjalnemu szefowi to:

• Zaawansowany kurs Excel,
• PowerPoint – tworzenie prezentacji,
• Trello i inne programy do zarządzania projektem,
• Onboarding nowych pracowników.

Języki obce

Znajomość języków obcych to idealny sposób na wyróżnienie się na tle konkurencji. Jest to umiejętność ceniona na rynku pracy. Kandydaci znający co najmniej jeden język obcy mają większe szanse na zatrudnienie, a także otrzymują wyższe pensje.

Język angielski z pewnością przyda się pracownikowi administracyjnemu. Znajomość języka możesz wpisać w sekcji z umiejętnościami, ale ryzykujesz, że ta informacja umknie rekruterowi. Jeżeli więc ubiegasz się o stanowisko w międzynarodowej firmie albo znajomość konkretnego języka jest obowiązkowym wymogiem, stwórz osobną sekcję, w której opiszesz poziom biegłości językowej.

Zajrzyj do tego artykułu, aby dowiedzieć się, jak dokładnie opisać swoje zdolności językowe. Jeżeli posiadasz oficjalny certyfikat językowy, nie zapomnij poinformować o tym pracodawcy.

Końcowe porady

Wiesz już, jakie sekcje powinny znaleźć się w CV, a także, jak je stworzyć. Oto kilka końcowych porad, które pomogą ci w zdobyciu pracy!

Zweryfikuj błędy

Jako pracownik biurowy musisz przykładać wagę do szczegółów. Jednym z twoich wielu zadań będzie przygotowywanie oficjalnych dokumentów. Musisz więc znać się na poprawnej pisowni. Twój życiorys zawodowy będzie wizytówką, nie możesz więc pozwolić sobie na błędy.

Zanim wyślesz podanie, uważnie je przeczytaj i sprawdź, czy nie ma w nim błędów ortograficznych lub literówek. Pamiętaj, że w momencie, gdy konkurencja jest naprawdę duża, brak przecinka może kosztować cię wymarzoną pracę.

Polecamy poprosić o pomoc znajomych, którzy spojrzą na twoje dokumenty świeżym okiem i pomogą ci w wyłapaniu błędów, których ty być może nie dostrzegasz.

Sięgnij po kreator CV

Kreator CV pomoże ci stworzyć nieskazitelne podanie. Używając szablonu życiorysu zawodowego nie tylko masz pewność, że nie zabraknie w nim żadnych kluczowych informacji, ale też wiesz, że będzie prezentowało się profesjonalnie i estetycznie. Skorzystaj także ze wzoru listu motywacyjnego pracownika biurowego, aby rozwinąć najważniejsze informacje zawarte w CV.

Dołącz listy referencyjne do podania

Pracodawcy ufają innym szefom w sprawie doboru pracowników. Jeżeli pełniłeś już wcześniej stanowisko pracownika biurowego, możesz poprosić pracodawcę o list referencyjny. Dołącz go do podania i zabierz ze sobą na rozmowę kwalifikacyjną, aby udowodnić, że jesteś pracownikiem godnym zaufania.

Podsumowanie artykułu

Po przeczytaniu niniejszego artykułu powinieneś czuć się nieco pewniej i być gotowy do stworzenia unikatowego CV. Oto kilka informacji, o których należy pamiętać przy pisaniu życiorysu:

• W podsumowaniu zawodowym zawrzyj najważniejsze informacje o swojej karierze. Dzięki temu pokonasz konkurencję.
• Dodatkowe sekcje to idealny sposób na zwrócenie uwagi rekrutera.
• Użyj kreatora CV, aby tworzenie podania stało się jeszcze łatwiejsze.
• W swoim życiorysie zawodowym zawieraj tylko te informacje, które mają znaczenie w pracy, o którą się starasz.
• Format życiorysu zawodowego powinien być dostosowany do twojego doświadczenia.
• Zanim wyślesz CV, sprawdź, czy wszystkie dane są aktualne.
• Nie zapomnij o dodaniu w stopce wszystkich dokumentów aktualnej klauzuli o przetwarzaniu danych osobowych.

FAQ

List motywacyjny pracownika biurowego – czy muszę go dołączać do podania?

Każdy kandydat powinien napisać list motywacyjny – tak radzą eksperci. W momencie, gdy pracodawca prosi o niego w podaniu, nie ma wątpliwości, że trzeba go dołączyć do CV. Warto go jednak napisać nawet wtedy, gdy nie ma takiej informacji w ofercie o pracę.

List motywacyjny daje ci więcej miejsca na rozwinięcie tego, co zawarłeś w CV. Początkujący kandydaci mogą go wykorzystać do pokazania swoich ambicji i rozwinąć informacje na temat umiejętności i celów zawodowych.

Dodatnie listu motywacyjnego do CV pokazuje, że jesteś ambitnym kandydatem, któremu naprawdę zależy na zatrudnieniu.

Jaką szkołę powinien ukończyć pracownik biurowy?

Praca w biurze jest dość egalitarna. Można ją zdobyć nawet po ukończeniu szkoły średniej, jeżeli posiadasz odpowiedni zestaw umiejętności i ukończyłeś odpowiednie kursy. Pracodawcy bardzo przychylnie patrzą na kandydatów, którzy ukończyli studia na następujących kierunkach:

• Ekonomia,
• Księgowość,
• Zarządzanie,
• Administracja i rachunkowość,
• Studia społeczne.

Duże szanse na zatrudnienie w branży mają także osoby, które skończyły studia humanistyczne.

Użyj naszych wzorów CV i znajdź pracę marzeń już dziś!